Безбумажный офис – возможно ли это?

Ни единой папки формата А4, никакого шелеста бумаги, никаких стеллажей для увесистого корпоративного архива – неужели так выглядит офис 21 века? Правда ли, что скоро деловая документация полностью перейдет в цифровой формат, и все мы станем «людьми без почерка»?

Давайте разбираться

Конечно, нельзя отрицать удобство электронного документооборота. Простота решения рабочих вопросов, скорость работы с документацией и договорами, законность электронной подписи, доступность необходимой информации в любой точке мира – вот весомые плюсы цифрового формата. С каждым годом в мире растёт количество компаний, сокращающих свой бумажный архив. Однако, всё-таки очевидно, что полностью избавиться от него не представляется возможным.

Бумага и печать

Бумажные оригиналы договоров, первичная налоговая и финансовая документация, необходимая для предоставления в государственные органы, имеют свой обязательный срок хранения, который компании обязаны соблюдать. В случае отказа от предпринимательской деятельности и закрытия организации, Государственный архив принимает только бумажные оригиналы документов. Оригиналы должны обязательно храниться в архивах, также многие государственные и коммерческие учреждение принимают только бумажную документацию, которая до сих пор сохраняет ряд неоспоримых преимуществ над электронной.

Вот лишь некоторые из них:

• безопасность. Взломать цифровые носители информации, уничтожить или изменить их содержание гораздо проще, чем проникнуть в офис и нанести вред бумажному архиву;
• независимость от энергоносителей и сети интернет. Наличие бумажного документа под рукой гарантированно оберегает нас от нервного срыва в случае поломки электронного хранилища данных или неполадок с интернетом;
• экономичность. Высокие затраты на закупку оборудования, обучение персонала, поддержание высокого уровня безопасности данных на электронных носителях делают работу с бумажными архивами экономически привлекательнее;
• простота и традиционный подход. Многие специалисты, имеющие большой стаж и опыт, часто отдают предпочтение традиционным методам работы с архивами и документацией.

Итак, основываясь на этих фактах, мы считаем, что количество бумажных документов будет сокращаться, но полностью уйти от бумажного документооборота в ближайшем будущем не удастся. Что в целом позволит оптимизировать затраты на содержание документов в организации.