Архивирование кадровых документов

Безусловно, ни одна фирма не обходится без кадровых документов. А их архивирование – это достаточно сложная задача. Особенно это утверждение касается небольших компаний, так как архивирование кадровых документов требует времени, навыков, а также вовлеченности в этот процесс персонала.

Выбор за вами

Для организации архивирования кадровых документов целесообразно пригласить архивную компанию. Если же по каким-то причинам Вы сами решили заняться архивированием документов и смежными вопросами, то Вам не помешает ознакомиться со следующей информацией.

Это руководство по архивированию кадровых документов позволит Вам:

  • получить исчерпывающие сведения об имеющихся кадровых документах в Вашей компании;
  • ознакомится с правовыми основами ведения, архивирования и хранения кадровых документов ;
  • организовать архивирование кадровых документов, затратив минимум усилий.

Хранение кадровых документов

Для начала следует принять решение о том, в каком виде будут храниться кадровые документы:

  1. только ли в бумажном виде;
  2. в бумажном и электронном виде;
  3.   в электронном и бумажным виде.

Однако важен полный пакет бумажных документов

Вам следует сознавать, что второй и третий пункты не исключают хранения и архивирования кадровых документов в бумажном виде. В частности, Вам обязательно понадобятся документы, содержащие подпись работника: анкеты, отчеты и справки, отчеты, трудовые договоры все приказы по Личному составу.

Порядок действий

Для каждого работника соберите в его личное дело все касающиеся него документы. Составьте список документов, которые обязательно должны быть включены в личное дело. Убедитесь, сто содержание документов не противоречит принципам хранения конфиденциальных данных.  Для эффективного хранения и архивирования кадровых документов используйте разделители.

Для удобства просмотра систематизируйте документы в следующем порядке:

  • документы, относящиеся ко времени, предшествующему поступлению на работу;
  • трудовой договор, условия выдачи денежных премий и т.д.;
  • записи об отгулах и пропусках по болезни;прочие документы, не относящиеся к рабочему процессу (сведения о выданном ипотечном кредите и др.);
  • документы, относящиеся к продвижению по службе (сведения о пройденных тренингах, изменениях зарплаты и т.д.).

Кадровые документы должны обновляться регулярно

При увольнении сотрудника должно проводиться архивирование кадровых документов, связанных с его трудовой деятельностью. Это делается для того что бы исключить потерю какого либо документа, а так же для обеспечения быстрого поиска всех документов.

Доверьтесь профессионалам

Наши специалисты обладают огромными знаниями и опытом в архивном деле, что исключает ошибки при работе с документами. Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по архивированию кадровых документов можно по телефону: (495) 226-16-67 или по почте info@archivexpert.ru.