Архивирование кадровых документов
Безусловно, ни одна фирма не обходится без кадровых документов. А их архивирование – это достаточно сложная задача. Особенно это утверждение касается небольших компаний, так как архивирование кадровых документов требует времени, навыков, а также вовлеченности в этот процесс персонала.
Выбор за вами
Для организации архивирования кадровых документов целесообразно пригласить архивную компанию. Если же по каким-то причинам Вы сами решили заняться архивированием документов и смежными вопросами, то Вам не помешает ознакомиться со следующей информацией.
Это руководство по архивированию кадровых документов позволит Вам:
- получить исчерпывающие сведения об имеющихся кадровых документах в Вашей компании;
- ознакомится с правовыми основами ведения, архивирования и хранения кадровых документов ;
- организовать архивирование кадровых документов, затратив минимум усилий.
Хранение кадровых документов
Для начала следует принять решение о том, в каком виде будут храниться кадровые документы:
- только ли в бумажном виде;
- в бумажном и электронном виде;
- в электронном и бумажным виде.
Однако важен полный пакет бумажных документов
Вам следует сознавать, что второй и третий пункты не исключают хранения и архивирования кадровых документов в бумажном виде. В частности, Вам обязательно понадобятся документы, содержащие подпись работника: анкеты, отчеты и справки, отчеты, трудовые договоры все приказы по Личному составу.
Порядок действий
Для каждого работника соберите в его личное дело все касающиеся него документы. Составьте список документов, которые обязательно должны быть включены в личное дело. Убедитесь, сто содержание документов не противоречит принципам хранения конфиденциальных данных. Для эффективного хранения и архивирования кадровых документов используйте разделители.
Для удобства просмотра систематизируйте документы в следующем порядке:
- документы, относящиеся ко времени, предшествующему поступлению на работу;
- трудовой договор, условия выдачи денежных премий и т.д.;
- записи об отгулах и пропусках по болезни;прочие документы, не относящиеся к рабочему процессу (сведения о выданном ипотечном кредите и др.);
- документы, относящиеся к продвижению по службе (сведения о пройденных тренингах, изменениях зарплаты и т.д.).
Кадровые документы должны обновляться регулярно
При увольнении сотрудника должно проводиться архивирование кадровых документов, связанных с его трудовой деятельностью. Это делается для того что бы исключить потерю какого либо документа, а так же для обеспечения быстрого поиска всех документов.
Доверьтесь профессионалам
Наши специалисты обладают огромными знаниями и опытом в архивном деле, что исключает ошибки при работе с документами. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на услуги по архивированию кадровых документов можно по телефону: (495) 226-16-67 или по почте info@archivexpert.ru.
