Людям с профессиями недооцененными повезло меньше. И если бухгалтера и юристы считаются хотя бы престижными, то слово «архивариус» вообще вызывает неоднозначную реакцию. Некоторые слышат его впервые, другим кажется, что речь идет о каком-то древнем, давно забытом занятии.
Возиться с документами – простая и легкая работа. Так думает большинство руководителей. В результате «почетные» обязанности по упорядочиванию документов распределяются между юристами, бухгалтерами, менеджерами, администраторами и сотрудниками финансового отдела.
Потому что решать задачи за двух полноценных сотрудников в рамках одного рабочего дня одному человеку невозможно. В результате и с документами в архиве не все хорошо и по основному месту работы вопросы остаются. Но взглянуть на ситуацию со стороны и хотя бы проконсультироваться с архивариусом начальник отдела или директор даже не подумает. Они скорее наймут дизайнера, чтобы украсить офис к Новому Году. Когда у компании появляется большое хранилище документов без архивариуса – убытки начинают сыпаться как снег на голову Сотрудники периодически меняются, каждый привносит в «систему» архивирования что-то свое.
Нередко бухгалтера и юристы проводят в архиве по несколько часов в день. Это тянет даже не на простой, а на полноценный прогул. Представляете, сколько полезного могли бы сделать эти специалисты, если бы каждый занимался своими прямыми обязанностями?
Любая важная бумага может попросту потеряться, а ответственности за пропажу никто не понесет. Как потом объяснить ревизору, почему 2 года назад вы купили товар без налоговой накладной? При наличии в штате архивариуса такая ситуация исключена.
Многие скажут, что бумажные документы – это атавизм, который исчезнет не сегодня-завтра. На самом деле 95% средних и крупных компаний продолжают работать с традиционными документами. Бизнес не готов отказаться от бумажных носителей в ближайшие годы.
У вас все равно нет денег на архивариуса? А вы знали, что передача услуг архивирования на аутсорсинг обходится дешевле, чем содержание полноценного хранилища документов без штатного архивариуса?