Архив временного хранения документов
Архив для временного хранения документов: роскошь или экономия? Обеспечение контроля за наличием и сохранностью документов организации — настолько же необходимая мера, насколько и сложная в осуществлении. Об этом известно каждому руководителю, который прошёл путь от решения создать архив на предприятии — до полной её реализации.
Долгий путь к неконтролируемым расходам
Для организации работы собственного архива на предприятии необходимо многое: квалифицированные сотрудники, специально разработанное положение об архиве, которое оптимальным образом учитывало бы объем и содержание возлагаемых на архив функций. Заранее предусмотреть все нюансы непросто, как и создать отделы хранения информации по типам документации, наладить работу отделов комплектования, учёта, методического обеспечения. Наконец, собственный архив на территории организации подразумевает нюансы в бюджете, связанные с содержанием штата, а также расходы на обеспечение архивных площадей оборудованием. Иначе накапливаемые с годами работы документы неизбежно превратят рабочие помещения в пространство хаоса с практически полной невозможностью найти оригиналы документов, — а они могут понадобиться внезапно и безотлагательно контролирующим или судебным органам.
Обращайтесь к профессионалам
Недостатки в системе хранения документов — обычно неизбежные — ведут к новым крупным расходам на реорганизацию и экспертную помощь. Зачем это всё, если можно передавать документы для временного хранения в организацию, которая знает все нюансы архивного дела? Наша компания предлагает воспользоваться практически безупречной системой хранения документов и оперативного поиска, что позволит привести в полное соответствие нормам законодательства архивные дела и приобрести уверенность в том, что в экстренной ситуации нужные документы будут быстро найдены.
Преимущества архива документов
Оптимизация затрат на хранение документов — не нужно снова и снова закупать стеллажи и материалы для архивирования, платить за аренду дополнительных площадей. Усиление экономической и информационной безопасности. Документы защищены от порчи и потери. Освобождение офисных помещений от накопившихся документов. Возможность использовать пространство с большей пользой для бизнеса. Высвобождение полезного времени путём избавления от непрофильной деятельности. Хранение документов во внутреннем архиве отнимает время, которое гораздо эффективнее было бы перераспределить на укрепление имиджа и деловой репутации организации.
