Акт уничтожения документов как подтверждение утилизации -это документальное обоснование факта физического утилизации носителя информации. Говоря об акте уничтожения документов , стоит упомянуть две различных бумаги: внутреннюю, касающуюся экспертизы ценности документов и выделения их для утилизации — и документа о завершении утилизации описанных документов, выдаваемом после уничтожения.
Как правило, под актом уничтожения документов понимают именно второй документ, служащий для подтверждения того, что документы были утилизированы и больше не числятся в архивном хранилище организации. От методики физического уничтожения также зависит тип документации и её состав. В некоторых случаях могут потребоваться документы, подтверждающие экологичность проведённых операций (то есть сжигание эффективно далеко не всегда). Обычная практика — это утилизация шредированием и химической обработкой, а затем повторное использование полученного сырья.
Шредирование — это процесс уничтожения документов путём их измельчения. Шредеры разных типов используются как в малом бизнесе, так и в различных учреждениях правительственного и финансового сектора. Промышленные шредеры применяются специализированными компаниями для уничтожения крупных партий документов либо для подготовки их к переработке.
Большое значение при выборе типа шредера имеет необходимый уровень секретности. «Бытовые» шредеры защищают, фактически, только от мгновенного прочтения и помогают оптимизировать выгрузку мусора. Профессиональные шредеры гарантируют высочайший уровень конфиденциальности и дают гарантии практической невозможности восстановления документов за счёт перемешивания частей и уменьшения размеров каждого получаемого кусочка бумаги.
Параллельная резка практически не применима для защиты информации: требуется продольно-поперечный тип сечения (или, как её ещё называют, перекрёстная резка), позволяющая добиться нужной степени измельчения. При проходе через шредер промышленных объёмов документов (макулатуры) важна скорость работы: с одной стороны это изменяет возможности для мелкого фрагментирования, а с другой — позволяет увеличить секретность за счёт перемешивания с большим количеством документации.
При уничтожении документов может присутствовать сотрудник компании, владеющей этими документами. В ряде случаев сотрудник обязан присутствовать и лично убеждаться в том, что все документы надлежащим образом уничтожены. После окончания процедуры подписывается документ, подтверждающий легальность выполнения процедуры и отсутствие разного рода нарушений акт уничтожения документов.
Просто обратитесь в Компанию «Архивный Эксперт» и мы грамотно уничтожим Ваши документы, составим акт уничтожения документов.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги по составлению акта об уничтожении документов, можно по телефону: 8(495)226-16-67 илипо почте info@archivexpert.ru