Акт уничтожения документов как подтверждение утилизации

Акт уничтожения документов как подтверждение утилизации -это документальное обоснование факта физического утилизации носителя информации. Говоря об акте уничтожения документов , стоит упомянуть две различных бумаги: внутреннюю, касающуюся экспертизы ценности документов и выделения их для утилизации — и документа о завершении утилизации описанных документов, выдаваемом после уничтожения.

Что такое акт об уничтожении документов

Как правило, под актом уничтожения документов понимают именно второй документ, служащий для подтверждения того, что документы были утилизированы и больше не числятся в архивном хранилище организации. От методики физического уничтожения также зависит тип документации и её состав. В некоторых случаях могут потребоваться документы, подтверждающие экологичность проведённых операций (то есть сжигание эффективно далеко не всегда). Обычная практика — это утилизация шредированием и химической обработкой, а затем повторное использование полученного сырья.

Принцип работы шредера

Шредирование — это процесс уничтожения документов путём их измельчения. Шредеры разных типов используются как в малом бизнесе, так и в различных учреждениях правительственного и финансового сектора. Промышленные шредеры применяются специализированными компаниями для уничтожения крупных партий документов либо для подготовки их к переработке.

Уровень секретности

Большое значение при выборе типа шредера имеет необходимый уровень секретности. «Бытовые» шредеры защищают, фактически, только от мгновенного прочтения и помогают оптимизировать выгрузку мусора. Профессиональные шредеры гарантируют высочайший уровень конфиденциальности и дают гарантии практической невозможности восстановления документов за счёт перемешивания частей и уменьшения размеров каждого получаемого кусочка бумаги.

Минусы параллельной резки

Параллельная резка практически не применима для защиты информации: требуется продольно-поперечный тип сечения (или, как её ещё называют, перекрёстная резка), позволяющая добиться нужной степени измельчения. При проходе через шредер промышленных объёмов документов (макулатуры) важна скорость работы: с одной стороны это изменяет возможности для мелкого фрагментирования, а с другой — позволяет увеличить секретность за счёт перемешивания с большим количеством документации.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов может присутствовать сотрудник компании, владеющей этими документами. В ряде случаев сотрудник обязан присутствовать и лично убеждаться в том, что все документы надлежащим образом уничтожены. После окончания процедуры подписывается документ, подтверждающий легальность выполнения процедуры и отсутствие разного рода нарушений акт уничтожения документов.

Как правильно составить акт уничтожения документов

Просто обратитесь  в Компанию «Архивный Эксперт» и мы грамотно уничтожим Ваши документы, составим акт уничтожения документов.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях на архивные услуги по составлению акта об уничтожении документов, можно по телефону: 8(495)226-16-67 илипо почте info@archivexpert.ru