Как правильно и грамотно списать бухгалтерские документы?
Если кипы бумаг в бухгалтерии уже мешают вашему передвижению, стоит задуматься о наведении порядка в документах. Сделать это можно лишь одним способом — уничтожить лишние документы.
Но прежде чем начать скармливать надоевшую макулатуру офисному шредеру, задумайтесь, а все ли можно уничтожать? И если можно, то как сделать это правильно? Во-первых, ничего нельзя уничтожать без разрешения, то есть — без проведения экспертизы ценности документов. Во-вторых, ни в коем случае не допускается уничтожение без документирования, а именно — без составления акта о выделении документов к уничтожению.
Начинать процесс уничтожения нужно с созыва экспертной комиссии, в составе которой должен быть один из руководящих сотрудников, руководитель делопроизводства, а также руководитель архива, если таковой имеется. Комиссия должна состоять не менее, чем из 3 человек. Члены комиссии полистно изучают все документы, приготовленные на уничтожение. По результатам деятельности экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Акт составляется с учетом следующих условий:
При передаче дел на утилизацию оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается общий вес сдаваемых дел, их количество и дата передачи. Передача на утилизацию и сам процесс утилизации должны проходить в присутствии представителя архива организации или ответственного делопроизводителя.
Оформление актов и накладных является обязательным для всех организаций. Порядок оформления регламентируется нормативными документами по архивному делу, а именно подразделом 2.4 Основных правил работы архивов организаций. Своевременное и правильно оформленное уничтожение документов избавит вашу организацию от лишних проблем с проверяющими органами и неразберихи с документами.
Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по уничтожению документов можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.