Акт списания бухгалтерских документов

Если кипы бумаг в бухгалтерии уже мешают вашему передвижению, стоит задуматься о наведении порядка в документах. Сделать это можно лишь одним способом — уничтожить лишние документы.

Все ли можно уничтожать?

Но прежде чем начать скармливать надоевшую макулатуру офисному шредеру, задумайтесь, а все ли можно уничтожать? И если можно, то как сделать это правильно? Во-первых, ничего нельзя уничтожать без разрешения, то есть — без проведения экспертизы ценности документов. Во-вторых, ни в коем случае не допускается  уничтожение без документирования, а именно — без составления акта о выделении документов к уничтожению.

Как грамотно списать бухгалтерские документы?

Начинать процесс уничтожения нужно с созыва экспертной комиссии, в составе которой должен быть один из руководящих сотрудников, руководитель делопроизводства, а также руководитель архива, если таковой имеется. Комиссия должна состоять не менее, чем из 3 человек. Члены комиссии полистно изучают все документы, приготовленные на уничтожение. По результатам деятельности экспертной комиссии составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению дел не подлежащих хранению

Акт составляется с учетом следующих условий:

• Акт оформляется только если были оформлены и утверждены годовые разделы описей дел за отчетный период;
• Срок хранения дел, включаемых в акт, должен истекать к 1 января года, в котором он составляется;
• Акт един для всех структурных подразделений, название каждого указывается перед группой заголовков дел соответствующего подразделения;
• Однородные дела вносятся в акт под общим заголовком с указанием их количества:
• Акт должен быть рассмотрен экспертной комиссией и утвержден руководителем;

Приемо-сдаточная накладная

При передаче дел на утилизацию оформляется приемо-сдаточная накладная. В ней указывается общий вес сдаваемых дел, их количество и дата передачи. Передача на утилизацию и сам процесс утилизации должны проходить в присутствии представителя архива организации или ответственного делопроизводителя.

Оформление актов и накладных

Оформление актов и накладных является обязательным для всех организаций. Порядок оформления регламентируется нормативными документами по архивному делу, а именно подразделом 2.4 Основных правил работы архивов организаций. Своевременное и правильно оформленное уничтожение документов избавит вашу организацию от лишних проблем с проверяющими органами и неразберихи с документами.

Узнать о действующих  ценах, скидках и специальных предложениях по уничтожению документов можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.