Постановление администрации городского округа Троицк № 1333
АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТРОИЦК В ГОРОДЕ МОСКВЕ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 декабря 2015 г. N 1333
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ АДМИНИСТРАТИВНОГО РЕГЛАМЕНТА ПО ИСПОЛНЕНИЮ
МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ «ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ
(ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ» В ОТДЕЛЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТРОИЦК В ГОРОДЕ МОСКВЕ
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», постановлением администрации городского округа Троицк от 24.10.2012 N 495 «Об утверждении Порядка по разработке и утверждению административных регламентов исполнения муниципальных функций по осуществлению муниципального контроля (надзора)» постановляю:
1. Утвердить административный регламент по исполнению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» в отделе архивных документов администрации городского округа Троицк в городе Москве (приложение).
2. Настоящее постановление подлежит официальному опубликованию в еженедельной газете городского округа Троицк в городе Москве «Городской ритм», в бюллетене «Московский муниципальный вестник» и размещению на официальном сайте городского округа Троицк.
3. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.
4. Признать утратившим силу постановление администрации городского округа Троицк в городе Москве от 21.05.2013 N 514 «Об утверждении административного регламента по исполнению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» в секторе архивных документов общего отдела администрации городского округа Троицк в городе Москве».
5. Контроль за выполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации городского округа Троицк Зайцева С.Д.
Глава городского округа
В.Е. Дудочкин
Приложение
к постановлению администрации
городского округа Троицк
в городе Москве
от 9 декабря 2015 г. N 1333
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ИСПОЛНЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ ФУНКЦИИ «ХРАНЕНИЕ, КОМПЛЕКТОВАНИЕ
(ФОРМИРОВАНИЕ), УЧЕТ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
И АРХИВНЫХ ФОНДОВ» В ОТДЕЛЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДСКОГО ОКРУГА ТРОИЦК В ГОРОДЕ МОСКВЕ
I. Общие положения
1. Административный регламент отдела архивных документов администрации городского округа Троицк в городе Москве по исполнению муниципальной функции «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» (далее — административный регламент) разработан в целях повышения качества исполнения муниципальной функции и определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по исполнению муниципальной функции на территории городского округа Троицк в городе Москве.
2. Исполнение муниципальной функции осуществляется в соответствии со следующими нормативными правовыми актами:
— Конституцией Российской Федерации;
— Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;
— Законом города Москвы от 06.11.2002 N 56 «Об организации местного самоуправления в городе Москве»;
— Законом города Москвы от 28.11.2001 N 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах»;
— постановлением Правительства Российской Федерации от 11.11.2005 N 679 «О порядке разработки и утверждения административных регламентов исполнения государственных функций (предоставления государственных услуг)»;
— приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
— Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях от 31.03.2015 N 526;
— приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 10.09.2007 N 1273 «Об утверждении форм учетных и иных документов по организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук»;
— Положением об отделе архивных документов администрации городского округа Троицк в городе Москве, утвержденным распоряжением администрации городского округа Троицк от 24.05.2015 N 31.
3. Муниципальную функцию «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» исполняет отдел архивных документов администрации городского округа Троицк в городе Москве (далее — отдел).
4. Результатом исполнения муниципальной функции являются:
— реализация установленных в Российской Федерации единых нормативно-правовых, организационных и методических принципов организации комплектования, учета, хранения и использования архивных документов и архивных фондов в отделе;
— комплектование (формирование) отдела документами организаций — источников комплектования, ликвидированных организаций;
— ведение полного комплекта учетных документов отдела;
— обеспечение эффективного хранения, формирования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и архивных документов в интересах личности, общества и государства;
— создание учетных баз данных автоматизированного научно-справочного аппарата, в том числе ведение автоматизированной системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, ведение автоматизированного научно-справочного аппарата;
— предоставление информационных услуг и использование документов;
— создание научно-справочного аппарата к архивным фондам.
5. При исполнении муниципальной функции осуществляется взаимодействие с:
— Главным архивным управлением города Москвы;
— организациями — источниками комплектования отдела (далее — источники комплектования).
6. Получателями муниципальной функции являются организации — источники комплектования отдела, иные организации, находящиеся на территории городского округа Троицк в городе Москве.
II. Требования к порядку исполнения муниципальной функции
7. Отдел осуществляет исполнение муниципальной функции на безвозмездной основе.
8. Информирование о порядке и процедуре исполнения муниципальной функции осуществляется отделом. Информация, предоставляемая заинтересованным лицам о муниципальной функции, является открытой и общедоступной.
9. Режим работы отдела регламентируется правилами внутреннего трудового распорядка администрации городского округа Троицк в городе Москве:
Понедельник с 9.00 до 18.15.
Вторник с 9.00 до 18.15.
Среда с 9.00 до 18.15.
Четверг с 9.00 до 18.15.
Пятница с 9.00 до 17.00.
Суббота выходной.
Воскресенье выходной.
Перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
Приемные дни для заявителей:
Вторник с 9.00 до 18.00.
Четверг с 9.00 до 18.00.
Местонахождение отдела и почтовый адрес для направления запросов и обращений:
Октябрьский проспект, д. 20, город Троицк, город Москва, 142191.
Телефон для справок: (8-495) 851-03-05.
Электронный адрес (e-mail): archive60@mail.ru.
10. Для получения информации о процедуре исполнения муниципальной функции (далее — информация о процедуре) заинтересованные лица вправе обратиться:
— посредством личного общения;
— по телефону;
— в письменном виде;
— по электронной почте.
Основными требованиями к информированию заинтересованных лиц являются:
— достоверность предоставляемой информации о процедуре;
— четкость в изложении предоставляемой информации о процедуре;
— полнота информирования о процедуре;
— оперативность предоставления информации о процедуре.
11. При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалисты подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим вопросам. Ответ на телефонный звонок должен сопровождаться информацией о наименовании структурного подразделения, в которое позвонил обратившийся, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок.
12. Письменное информирование или консультация осуществляются путем направления ответов почтовым отправлением, электронной почтой или посредством официальных сайтов в зависимости от способа обращения за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении. Ответ на обращение предоставляется в простой, четкой форме и должен содержать ответы на поставленные вопросы, фамилию и номер телефона исполнителя. Ответ подписывается должностным лицом и направляется в срок, не превышающий 10 рабочих дней со дня регистрации обращения.
13. Отдел ежегодно в срок до 1 декабря составляет план работы на следующий год, до 1 января последующего за отчетным года составляет отчет о работе, паспорт отдела, сведения об изменениях в составе и объеме фондов.
14. Прием документов на постоянное хранение от организаций — источников комплектования отдела осуществляется согласно графику передачи дел постоянного хранения.
15. Прием документов по личному составу от организаций, ликвидированных без правопреемника или объявленных банкротами, осуществляется в течение одного дня.
16. Комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение и утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, осуществляется систематически.
17. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, но не реже 1 раза в 10 лет. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены и повреждены архивные документы, а также при смене начальника отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов отдела.
18. Ведение основных (обязательных) и вспомогательных учетных документов, обязательных архивных справочников (опись дел, документов, каталог) осуществляется систематически.
19. Исполнение муниципальной функции осуществляется ежедневно в течение всего рабочего времени в соответствии с графиком работы отдела.
20. Помещения для исполнения муниципальной функции оснащены стульями, столами, телефонной связью, компьютерами с возможностью печати и выхода в Интернет и соответствуют Санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
21. Каждое рабочее место сотрудников оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, а также бумагой, канцелярскими товарами и иными расходными материалами в количестве, достаточном для исполнения муниципальной функции.
22. В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одновременно ведется прием только одного заявителя, за исключением случаев коллективного обращения.
III. Административные процедуры
23. Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
— формирование плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов отдела;
— определение организаций — источников комплектования отдела, составление и утверждение списка организаций — источников комплектования отдела;
— прием документов;
— организация хранения документов;
— организация использования документов архивного фонда;
— составление полугодового, годового отчетов о выполнении плановых показателей по организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов и архивных фондов отдела и представления в Главное архивное управление Москвы.
24. Организация работы по комплектованию архивных фондов обеспечивается:
— принятием решения о включении организации в список источников комплектования архивных фондов отдела (далее — списки источников);
— ведением списков источников комплектования;
— составлением номенклатуры дел;
— утверждением описей дел постоянного хранения и согласованием описей дел по личному составу в центральных экспертно-проверочных органах Главного архивного управления города Москвы и соответственно включением дел в состав документов Архивного фонда Москвы;
— приемом документов на постоянное хранение и составлением актов приема-передачи в двух экземплярах;
— оказанием организационно-методической помощи по формированию документов в организациях — источниках комплектования для передачи на хранение в отдел (далее — источники комплектования).
25. Организация работ по приему и учету документов обеспечивается:
— учетом поступления архивных документов постоянного хранения от источников комплектования отдела;
— учетом поступления документов по личному составу от ликвидированных государственных и негосударственных организаций;
— учетом выбытия архивных документов;
— ведением паспорта отдела.
26. Для учета архивных документов в отделе ведутся:
— книга учета поступлений документов;
— списки фондов;
— описи дел и документов;
— реестр описей;
— листы фондов, карточки фондов.
27. Ежегодно в срок до 1 декабря формируется план работы отдела на следующий год, приложением к которому является график согласования описей дел, упорядочения и передачи их на хранение в отдел.
28. Один раз в три года составляются списки источников комплектования отдела, которые направляются в Главное архивное управление Москвы для согласования.
29. Перечень документов, подлежащих приему на хранение в отдел, определяется сводной номенклатурой дел организации источника комплектования, утвержденной руководителем организации и один раз в пять лет согласованной в установленном порядке ЦЭПК Главного архивного управления города Москвы.
30. Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением, транспортировкой, выполняются за счет средств источников комплектования, передающих архивные документы.
31. В определенные графиком сроки отдел организует прием документов на хранение в установленном порядке.
32. В случае ликвидации организации, являющейся источником комплектования отдела, архивные документы, включенные в состав Архивного фонда Москвы, документы по личному составу и архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии передаются в отдел.
33. Проводится сверка от поступивших от организаций архивных документов с описью дел, хранящихся в наблюдательном деле организации. На делах проставляется архивный шифр. К описи после каждого поступления архивных документов составляется итоговая запись. В отделе формируется 3 экземпляра описей дел, первый из которых является страховым.
34. По итогам сверки поступивших на хранение документов с описью дел составляется акт приема-передачи документов на хранение в 2 экземплярах (приложение N 1). Один экземпляр акта подшивается в дело фонда.
35. Делу фонда присваивается номер архивного фонда, на который оно заведено. Дело фонда заключается в твердую обложку, листы нумеруются, составляется лист-заверитель и внутренняя опись. Дела фондов хранятся в порядке номеров фондов.
36. Поединичный и суммарный учет описей дел отдела ведется по реестру описей (приложение N 2). Каждой новой описи дел документов присваивается очередной порядковый номер по реестру, который проставляется на обложке описи дел, документов в верхнем левом углу.
37. Все первичные и повторные поступления архивных документов последовательно вносятся в книгу поступления документов (приложение N 3). Каждое поступление в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.
38. В список фондов (приложение N 4) архивный фонд записывается только один раз при первом поступлении в отдел. Номер, присвоенный архивному фонду, является его учетным номером, сохраняется за ним во всех учетных документах. На каждый архивный фонд составляется карточка фонда (приложение N 5). Листы фондов хранятся в порядке номеров архивных фондов в папке.
39. Прием документов, сроки временного хранения которых не истекли, от ликвидированных государственных организаций осуществляется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
40. При ликвидации негосударственных организаций образовавшиеся в процессе их деятельности документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, могут поступить в отдел в соответствии с законодательством Российской Федерации. При этом ликвидационная комиссия организует упорядочение передаваемых документов в установленном порядке.
41. Архивные документы с неистекшими сроками временного хранения, принятые отделом от ликвидированной организации, выделяются к уничтожению по истечении установленных сроков хранения. Архивные документы, имеющие в соответствии с типовыми или отраслевыми перечнями срок хранения с пометкой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК), выделяются к уничтожению только после проведения экспертизы их ценности и отбора на постоянное хранение.
42. В случае выбытия архивных документов из отдела составляется акт, который подписывается начальником отдела, его составителем и подшивается в дело фонда.
43. К описи после каждого выбытия архивных документов составляется итоговая запись, которая подписывается ее составителем, и проставляется дата составления.
44. В карточке фонда в графе «Выбытие» указываются количество выбывших дел и основание их выбытия.
45. В случае выбытия всех архивных документов из описи дел номер этой описи другим описям дел, документов не присваивается и остается свободным. В реестре описей делается соответствующая отметка.
46. Ежегодно составляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов на 1 января последующего за отчетным периодом года (приложение N 6).
47. Один раз в год на 1 января последующего за отчетным периодом составляется паспорт отдела.
48. Организация работы по хранению документов в отделе обеспечивается:
— соблюдением температурно-влажностного режима и санитарно-гигиенических норм;
— созданием систем пожарной и охранной сигнализации;
— рациональным размещением архивных документов;
— контролем за движением и физическим состоянием архивных документов;
— восстановлением архивных документов, подвергающихся повреждению или разрушению.
49. Архивные документы в архивохранилище располагаются в порядке, обеспечивающем их комплексные учет и хранение, а также оперативный поиск.
50. Порядок расположения архивных фондов в отделе определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение архивных фондов по архивохранилищам с указанием при необходимости их номеров по каждому стеллажу архивохранилища. План (схема) находится непосредственно в архивохранилище.
51. Основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы отдела размещаются в архивохранилище и в рабочем кабинете.
52. Первые и вторые экземпляры описей дел, документов размещаются в металлических шкафах с обязательным соблюдением режимов хранения, установленных для подлинных архивных документов на бумажной основе.
53. Третьи экземпляры описей дел, документов размещаются в рабочей комнате в шкафах.
54. Все помещения отдела (архивохранилища, комнаты), а также стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются.
55. В каждом отдельном помещении стеллажи, сейфы, шкафы и полки нумеруются самостоятельно слева направо от входа.
56. В целях закрепления места хранения и поиска архивных документов в архивохранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели.
57. Проверка наличия и состояния архивных документов проводится в плановом порядке, а также одновременно (внеочередная).
58. В отделе плановая цикличная проверка наличия архивных документов проводится 1 раз в 10 лет.
59. В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены или повреждены архивные документы, а также при смене начальника отдела проводится внеочередная единовременная проверка наличия и состояния всех документов архива или их отдельных частей (групп).
60. В начале проверки наличия и состояния архивных документов проводится выверка учетных документов, которая включает установление полноты учетных документов на проверяемые архивные фонды и архивные документы, сверку их сопоставимых показателей, уточнение порядка нумерации единиц хранения по описи дел, документов (книге учета и описания) и проверку правильности составления их итоговых записей. Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.
61. Проверку наличия и состояния архивных документов в отделе проводят, как правило, два работника.
62. Архивные документы, выданные в читальный зал и рабочие помещения отдела, проверяются на общих основаниях, их шифры устанавливаются по картам-заместителям и книгам выдачи архивных документов из архивохранилищ. Архивные документы, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.
63. В ходе проверки наличия и состояния архивных документов не допускается:
— вносить в опись дел, документов (книгу учета и описания) неучтенные единицы хранения;
— делать какие-либо пометки, исправления или записи в описях дел, документах и других учетных документах.
64. Результаты проверки наличия и состояния архивных документов и обнаруженные в ходе недостатки фиксируются в акте проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 7) и в листе проверки наличия и состояния архивных документов.
65. Лист проверки наличия и состояния архивных документов составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись дел документов отдельно. При проверке небольших по объему архивных фондов допускается составление одного листа проверки на все описи дел документов.
66. На основании листа (листов) проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов. Одновременно с актом проверки наличия и состояния архивных фондов документов при необходимости составляются акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 8); акт об обнаружении архивных документов; акт о неисправимых повреждениях документов и другие акты.
67. Проверка наличия и состояния архивных документов считается завершенной после внесения изменений во все учетные документы.
68. Архивные документы, причины отсутствия которых подтверждены документально, снимаются с учета в установленном порядке.
69. Организация работы по использованию архивных документов отдела обеспечивается
— исполнением запросов социально-правового характера и тематических запросов граждан и организаций;
— проведением анализа и учета состояния системы научно-справочного аппарата (описи, каталоги, базы данных, картотеки и др.) отдела на бумажном носителе и в электронном виде.
70. Для обеспечения доступа к архивным документам отдела заявителю предоставляются справочно-поисковые средства к ним (описи дел документов, архивные справочники, тематические обзоры).
71. Видами путеводителя являются путеводитель по фондам отдела; краткий справочник по фондам отдела. Краткий архивный справочник, содержащий сведения об архивных фондах отдела в систематизированном виде и предназначенный для ознакомления пользователя с их составом и содержанием, состоит из описательных статей на уровне архивного фонда и справочного аппарата.
72. В отделе ведутся архивные справочники в электронном виде, обеспечивающие возможность оперативного и многоаспектного поиска документов.
IV. Порядок и формы контроля за исполнением
муниципальной функции
73. Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по исполнению муниципальной функции, осуществляется начальником отдела.
74. Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником отдела проверок соблюдения и исполнения специалистами, ответственными за исполнение муниципальной функции, положений административного регламента. Персональная ответственность специалистов закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства.
75. Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) начальника и специалистов отдела, ответственных за исполнение муниципальной услуги.
76. По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
V. Порядок обжалования действий (бездействия) и решений,
осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
муниципальной функции
77. Заявитель имеет право на обжалование действий (бездействия) и решений начальника и специалистов отдела, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции, в досудебном и судебном порядке.
78. Заявитель вправе обратиться устно или письменно с жалобой на действия (бездействие) и решения, принятые сотрудниками отдела при предоставлении муниципальной функции:
— непосредственно к начальнику отдела;
— к заместителю главы администрации городского округа, курирующему отдел.
79. При обращении заявителя в письменной форме обращение (жалоба) рассматривается в течение 15 рабочих дней со дня его регистрации.
80. В письменном обращении (жалобе) заявитель в обязательном порядке указывает:
— фамилию, имя, отчество;
— наименование органа, должность, фамилию, имя и отчество (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого нарушает права и законные интересы заявителя;
— суть нарушения прав и законных интересов, противоправного решения, действия (бездействия);
— почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ на обращение (жалобу);
— подпись и дату.
81. В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к обращению (жалобе) документы и материалы, подтверждающие изложенные обстоятельства, либо их копии.
82. Если в результате рассмотрения обращение (жалоба) признано обоснованным, то принимается решение об осуществлении действий по устранению предмета обращения (жалобы) и применению мер ответственности к сотруднику, допустившему нарушения в ходе предоставления муниципальной функции.
83. Если заявитель не удовлетворен решением, принятым в ходе рассмотрения жалобы, или решение не было принято в установленный срок, то заявитель вправе обжаловать решения, действия (бездействия) лиц, участвующих в предоставлении муниципальной функции.
Приложение N 1 к административному регламенту
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
____________________________________ ____________________________________
(наименование должности руководителя (наименование должности руководителя
___________________________________ ____________________________________
организации-сдатчика) организации-приемщика)
Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровка подписи
Дата Печать Дата Печать
АКТ
_________ N __________
(дата)
приема-передачи архивных
документов на хранение
___________________________________________________________________________
(основание передачи)
___________________________________________________________________________
(название передаваемого фонда)
___________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________ сдал,
(название организации-сдатчика)
____________________________________________________________________ принял
(название организации-приемщика)
документы названного фонда и научно-справочный аппарат к ним:
| N п/п | Название, номер описи | Количество экземпляров описи | Количество ед. хр. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
Итого принято ___________________________ ед. хр.
Передачу произвели: Прием произвели:
Должность Подпись Расшифровка Должность Подпись Расшифровка
подписи подписи
Дата Дата
Фонду присвоен N ______________________________________________________
Изменения в учетные документы внесены:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 2
к административному регламенту
РЕЕСТР
ОПИСЕЙ ДЕЛ, ДОКУМЕНТОВ
| N п/п | Номер фонда | Номер и название описи | Количество ед. хр. | |
| всего | в т.ч. по л.с. | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого на 01.07.______ _____________________________________________ описей;
(цифрами и прописью)
в т.ч. поступило в _____ г. _______________________________________ описей;
(цифрами и прописью)
выбыло в _____ г. _________________________________________________ описей.
(цифрами и прописью)
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 3
к административному регламенту
КНИГА
учета поступлений документов
| N п/п | Дата поступления | Наименование организации, (фамилия, инициалы лица), от которой поступили документы | Наименование, номер и дата документа, по которому приняты документы | Название фонда | Годы документов | Кол-во ед. хр. или неописанных документов (листов) | Краткая характеристика состояния | Номер фонда, присвоенный поступившим документам по списку фондов | Примечания |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
Итого поступило за ___ год __________________ ед. хр. (документов, листов);
(цифрами и прописью)
в том числе: ______________________________________________________________
______________________________________________________________
______________________________________________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 4
к административному регламенту
СПИСОК ФОНДОВ
| Номер фонда | Дата первого поступления | Название фонда | Отметка о выбытии | Примечание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Итого на 01.01.______ _____________________________________________ фондов;
(цифрами и прописью)
в том числе поступило за ____ г. __________________________________ фондов;
(цифрами и прописью)
выбыло за ____ г. _________________________________________________ фондов.
(цифрами и прописью)
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 5
к административному регламенту
КАРТОЧКА ФОНДА
| Дата первого поступления | Дата получения карточки фонда | Место хранения фонда | N фонда | ||||||||
| Категория.
Форма собственности. Срок хранения |
|||||||||||
| Крайние даты каждого названия фонда | Название фонда | ||||||||||
| Объем фонда на 1 января | Годы | ||||||||||
| Кол-во ед. хр./документов | |||||||||||
| В т.ч. неописанных ед. хр./ документов | |||||||||||
| Имеющих страховые копии ед. хр. | |||||||||||
Оборотная сторона карточки фонда
| Название описи, аннотация документов | Нач. годы | Кон. годы | Название описи, аннотация документов | Нач. годы | Кон. годы |
Прежний N фонда
Примечание:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Дата
Приложение N 6
к административному регламенту
СВЕДЕНИЯ
об изменении в составе и объеме фондов на 01.01_____
| N п/п | N фонда | Название фонда | Поступило | Выбыло | Общее количество ед. хр. в фонде | Примечание | ||||||
| Название описи, аннотация дел | Годы | Кол-во дел | Название описи, аннотация дел | Годы | Кол-во дел | Всего | В т.ч. по лич. составу | Неописанных | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 |
Итого за ___ год поступило документов по ___ фондам ______ единиц хранения;
из них _______ вновь образованных — _______ единицы хранения.
Выбыло: ________ фондов, _________ единиц хранения.
На 01.01.______ в архиве по списку числится ______________ фонда документов
постоянного хранения и ______________ фондов документов по личному составу.
Номеров фондов переданных и объединенных: —
утраченных: —
свободных номеров: —
Должность Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 7
к административному регламенту
(___________________)
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______ N _____ Начальник ______________________
(дата) (название архива)
проверки наличия и состояния Подпись Расшифровка подписи
архивных документов Дата Печать
Фонд N _______________
Название фонда ____________________________________________________________
N _________________________________________________________________________
Проверка проводилась с ______________________ по __________________________
Проверкой установлено:
1. Всего числится по описям __________________________________________ дел.
2. Всего не оказалось в наличии ______________________________________ дел.
3. Имеют литерные номера:
3.1. Не учтенные в итоговых записях описей ___________________________ дел.
3.2. Не перечисленные, но учтенные в итоговых записях описей _________ дел.
4. Пропущено номеров:
4.1. Не учтенных в итоговых записях описей ___________________________ дел.
4.2. Не перечисленных, но учтенных в итоговых записях описей _________ дел.
5. Неправильно положенных дел, относящихся к другим фондам ________________
______________________________________________________________________ дел.
6. Оказалось в наличии по данному фонду (включенных в описи) _________ дел.
7. Имеется не включенных в описи _____________________________________ дел.
8. Всего по данному фонду (включенных и не включенных в описи) имеется в
наличии ______________________________________________________________ дел.
Из них:
8.1. Требующих дезинфекции ___________________________________________ дел.
8.2. Требующих дезинсекции ___________________________________________ дел.
8.3. Требующих реставрации ___________________________________________ дел.
8.4. Требующих переплета и подшивки __________________________________ дел.
8.5. Требующих восстановления затухающих текстов _____________________ дел.
8.6. Неисправимо поврежденных ________________________________________ дел.
8.7. Требующих технической обработки _________________________________ дел.
8.8. Выдано во временное пользование _________________________________ дел.
9. Общая характеристика состояния и условий хранения документов. Основные
отрицательные явления в состоянии и условиях их хранения
___________________________________________________________________________
Приложение: лист проверки наличия и состояния дел _________________________
Проверку проводили:
Должность Подпись Расшифровка подписи
Приложение N 8
к административному регламенту
___________________
(название архива)
АКТ УТВЕРЖДАЮ
_______ N ______ Начальник ___________________
(дата) (название архива)
о технических ошибках Подпись Расшифровка подписи
в учетных документах Дата Печать
Фонд N ______________________
Название фонда ____________________________________________________________
___________________________________________________________________________
В ходе выполнения __________________________________ обнаружены технические
ошибки в записях:
| Название документа | Существующая запись | Следует записать |
| 1 | 2 | 3 |
В результате количество ед. хр. увеличилось (уменьшилось) на
____________________ ед. хр.
(цифрами, прописью)
Примечания: _______________________________________________________________
Должность Подпись Расшифровка подписи
Изменения в учетные документы внесены.
Должность Подпись Расшифровка подписи
