Если документы в организации уже мешают, стоит задуматься о наведении в них порядка. Сделать это можно лишь одним способом: провести уничтожение документов. Но прежде чем начать уничтожать ненужные документы, задумайтесь, а все ли можно уничтожить? И если можно, то как сделать это правильно и по закону?
Главными нормативными документами по вопросам сроков уничтожения документов являются Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 2004 года и Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Специалисты компании «Архивный Эксперт» обладают большим опытом работы с предприятиями различных форм собственности, в том числе — бюджетными и способны решать все вопросы, связанные с грамотным и своевременным уничтожением документов.
Делать это регулярно. Своевременное освобождение архива от ненужных документов избавит Вас от проблем с проверяющими органами и штрафов за несоблюдение сроков хранения. Уничтожение документов от позволит Вам существенно сэкономить на расходах по ведению архива и избавят от дополнительных налоговых и финансовых убытков.
Внимание! Уничтожаются только те документы, сроки хранения которых истекли. Документы просматриваются, затем отбираются на уничтожение и делается соответствующий акт о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. После физической утилизации Вам предоставляется акт, где будет зафиксирован только вес уничтоженных документов, без указания какие документы были уничтожены.
Некоторые документы перед уничтожением требуют согласования с архивным органом. В случае, если документы были уничтожены без соответствующего акта, они считаются утерянными, и требуются расследование причин пропажи. Для выяснения этого вопроса создаётся специальная комиссия по расследованию, результатом работы которой становится заключение о причинах гибели документов.
Отметим, что если документы были уничтожены или существенно повреждены в результате форс-мажорной ситуации, то в данную комиссию приглашаются представители охранных структур, следственных органов, МЧС, пожарного надзора или других организаций, имеющих непосредственное отношение к ситуации.
— название предприятия (компании);
— должность руководителя организации;
— подпись и расшифровка подписи, номер акта, указание даты;
— место составления;
— указание основания для уничтожения;
— список документов с номерами, заголовками дел, датами дел, номерами описей, индексами дела, количеством дел, сроками хранения и примечаниями;
— соответствующие подписи и расшифровки;
— наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности.
Уничтожения документов с грифами «Конфиденциально», «Секретно» и «Для служебного пользования» производится исключительно в соответствии со специальными инструкциями.
Физическое уничтожение документов производится компании на промышленном шредере, в присутствии ответственного сотрудника. После уничтожения документов, в том числе бухгалтерских, мы предоставляем пакет документации о проведённых работах.