Вот пример краткого и четкого письма:
Наименование организации
Исх. № _____ от _______
На имя начальника
[ФИО начальника]
Тема: Основание для выдачи справок гражданам
Уважаемый(-ая) [имя начальника]!
В связи с обращениями граждан за получением архивных справок, просим подтвердить порядок и основания для их выдачи.
Для работы требуется уточнение:
Перечень документов, на основании которых могут выдаваться справки.
Требования к оформлению запросов от граждан.
Порядок заверения выданных справок (например, печатью или подписью ответственного лица).
Просим предоставить соответствующие разъяснения или нормативные документы для корректной организации работы.
С уважением,
[Должность]
[ФИО]
[Подпись]
Если нужна помощь в составлении или оформлении, обращайтесь в «Архивный Эксперт»!