Если документы постоянного хранения значатся в номенклатуре дел, они должны быть сданы в архив и включены в опись дел постоянного хранения. Попробуйте убедить руководителей структурных о необходимости передачи дел, можно прибегнуть к помощи руководителя организации, издать приказ и т.д.