Как отправлять сканированные документы

Очень часто возникают проблемы с отправкой сканированных документов по электронной почте. В данной статье мы рассмотрим почему это происходит и как это лечить.

Почему возникают проблемы:

• Невозможно указать путь к документам – вы не знаете, куда они сохранились;
• Невозможно прикрепить файл ввиду большого объема.

Обе проблемы не критичны и мы обозначим пути их решения далее. Но для начала приведем алгоритм отправки сканированных документов через электронную почту.

Как отправлять сканированные документы по электронной почте

1. Зайдите в свою почту и нажмите на кнопку «Новое письмо» (или «Создать», «Отправить»);
2. Укажите адрес электронной почты получателя (или адреса нескольких получателей);
3. При необходимости заполните поля «Тема письма» и «Текст письма» в основных полях;
4. Под полем основного письма расположена кнопка «Прикрепить файлы» – нажмите на нее и укажите путь к документам. Обычно их также можно прикрепить, перетащив нужный документ или архив из папки в тело письма;
5. Если объем файлов велик – дождитесь завершения их загрузки и нажмите на кнопку «Отправить».

Обратите внимание: нет необходимости прикреплять все файлы по одному – вы можете поместить их в папку и добавить в архив. Также имеет смысл сохранять документы в формате PDF (наиболее распространенный и удобный для чтения, редактирования и обработки формат) и задавать им корректные названия.

Если вы не знаете, куда сохранились сканированные документы

Узнать путь сохранения документов можно в настройках вашего сканера. Обычно это персональная папка самого сканера, раздел «Мои документы» или Рабочий стол. Но в некоторых случаях при сканировании указывается другой путь – перейдите в раздел «Настройки» и посмотрите, в какую папку сохраняются сканированные документы. Здесь же можно указать другой, удобный вам путь сохранения.

Поиск нужного документа

Найти нужные документы можно и по заданным именам – откройте окно поиска файлов в меню «Пуск» или в окне «Мой компьютер» (раздел «Поиск: этот компьютер»). Далее введите название документа и перейдите в найденную папку (клик на документ правой кнопкой и клик на пункт выпавшего меню «Показать в папке»).

Если документы имеют слишком большой объем

При невозможности прикрепления документов ввиду большого объема файла – используйте виртуальный диск почты. Почти всегда файлы автоматически загружаются на диск автоматически, но если он переполнен – имеет смысл пользоваться файлообменниками. Вы без труда найдете их в сети. Для того чтобы загрузить файлы, добавьте их в архив, нажмите кнопку «Загрузить», выберите созданный архив и нажмите «ОК». По итогам загрузки вы получите ссылку на документ и сможете указать ее в письме. Получатель скачает архив и получит доступ к необходимым документам.