Зачем нужна внутренняя опись документов в архиве
Основное назначение внутренней описи дел — облегчение процесса поиска информации в папках с документами. Если игнорировать необходимость и правила составления внутренней описи дел, нужно быть готовым к тому, что система документооборота в компании будет усложнена — на поиск документов будет требоваться больше времени. Составляют внутреннюю опись документов дел и для архивов, и в рамках актуального документооборота компании.
Когда требуется
Есть перечень определенных ситуаций, когда внутреннюю опись дел нужно составлять в обязательном порядке: речь идет о судебных и следственных делах, о личных делах сотрудников, о трудовых договорах и соглашениях. Внутренняя опись в архив составляется и для ценных документов, либо для дел, названия которых не отражают их содержание. Наконец, внутренняя опись выполняется, чтобы сделать процесс делопроизводства более комфортным и эффективным в организации
Когда используется внутренняя опись
- реорганизации юридических лиц;
- плановых и внеплановых проверках;
- при смене собственника или руководителя;
- при смене ответственного за документы;
- подготовке документов к архивному хранению.
Если говорить в общем, внутренняя опись документов в архив и в рамках документооборота компании — это эффективный инструмент по оптимизации хранения документов разного назначения. Поэтому многие организации применяют внутреннюю опись там, где это не считается обязательным, а просто облегчает процесс поиска дел.
В компании «Архивный Эксперт» вы можете заказать широкий спектр услуг, связанных с подготовкой документов и архивным хранением, в частности, мы выполним внутреннюю опись документов для архива — гарантируем высокое качество и оперативность работ.
