Заброшенные архивы — это опасно

Просто выбросить документы или целый архив — нельзя. Для организаций, у которых десятки и сотни работников, десятки тысяч документов требования еще жестче: в налоговом, бухгалтерском и трудовом законодательстве, а также в Федеральном законе Об архивном деле прописаны сроки хранения и передачи в вышестоящие архивы множества бумаг и носителей. Соблазн выбросить хотя бы часть архива возникает у многих — но в итоге это обернется не только штрафами и уголовными делами, но и проблемами для работников.

Правила хранения документов в архиве

Все документы, составляющие архив, делятся на несколько групп — в зависимости от сроков хранения. Некоторые нужно хранить только в течение определенного времени. Это, например, налоговые документы: те, что подтверждают доходы и расходы, а также уплату налогов, нужно хранить постоянно. Бухгалтерские документы хранятся минимум пять лет — с момента завершения года сдачи отчетности. По истечении срока хранения документы уничтожаются, составляется соответствующий акт. Есть документы, связанные с трудовой деятельностью сотрудников. Так, личная карточка работника, кадровый приказ, трудовой договор, а так же документы по заработной плате работников хранятся 50 лет (при условии, что эти документы созданы с 2003 года, для более ранних документов срок составляет 75 лет).

Почему нельзя просто взять и выбросить архив

Сроки хранения рассчитаны не просто так. Для работников, например, крайне важно иметь возможность подтвердить трудовой стаж, получить какие-либо льготы и надбавки. Без документов от организации это сделать невозможно. Как не получится у пенсионера получить статус ветерана и соответствующие льготы, если представление окажется на помойке. Безопасность личных данных и данных юридического лица — еще одна причина, по которой заброшенные архивы нельзя оставлять.

Нужно поостеречься

Выброшенное — не значит «потерянное». Добраться до личной карточки или отчетности смогут и злоумышленники. Получается, что лучше потратить деньги на нормальное ведение архива, хранение и своевременную сдачу документов на хранение, чем бесконтрольно выбрасывать документы. Это будет дешевле, чем платить штрафы, а проблем у сотрудников, даже через десятки лет, будет меньше.