Управление документами

Как организовать системную работу с документами

Архивный Эксперт предлагает услуги по оптимизации управления документами. Для решения проблемы управления документами мы разработали комплекс решений по управлению документами на бумажных носителях и информационную систему для управления документами на электронных носителях

Внедрение информационной системы

До внедрения информационной системы, осуществляемой нашими специалистами, мы разрабатываем вместе с заказчиком техническое задание. Одним из основных преимуществ управления документами в нашей компании является гибкость, а именно нашу программу всегда можно модернизировать под требования, необходимые для клиента.

Этапы оптимизации и управления электронными документами:

  1. Исследование текущей ситуации — типы документов, их координации и обработки потоков, доступа к документам и т.д;
  2. Разработка решения, структуры, которая настраивается на потребности клиента;
  3. Введение системы управления документами;
  4. Поддержка и дополнения в систему в зависимости от потребностей клиента.

Электронное управление документами?

  1. Оптимизация хранения документов — сотрудники имеют доступ к документам через веб-страницу. Эти документы хранятся на едином сервере.
  2. Обработка входящей-исходящей корреспонденции.
  3. Регистрация и распределение заказов.
  4. Учет и распределение внутренних документов.
  5. Электронные координационные соглашения.

Пример

Ответственный сотрудник проверяет документы и система дает ему регистрационный номер (единый реестр документов устанавливается).  В момент документ находится на месте, а дальнейшая обработка данных осуществляется только в электронном виде — например, распространение или координациия документа.  Все варианты этого документа (например, если несколько версий документа, как в ходе процесса координации), хранятся в едином электроном хранилище.

Использование системы

При необходимости, любой работник, который имеет право на использование информационной системы и доступ к соответствующему типу документа, может получить к нему доступ. Система хранит информацию о всех совершаемых действиях с конкретным документом (в том числе и об уничтожении любых документов).

Результат внедрения системы по управлению документами

  1. Ускорение работы процессов, меньше времени будет потрачено на координацию и согласование документов;
  2. Возможность поиска местонахождения этого документа в его циркуляции потока, контроль и управление над созданием новой версии документа, удобно и быстро;
  3. Возможность предоставления рабочих задач;
  4. Возможность создания истории документов в единое электронное хранилище;
  5. Возможность использования электронной подписи.

Сокращаем расходы

Кроме того, преобразовать в электронный вид процесс управления документами можно до такой степени, что количество бумажных документов будет сокращаться до минимума. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях на услуги можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.