Упорядочивание личных дел (нарядов)

Подготовка документов по личному составу к передаче на архивное хранение — одна из задач, которые приходится решать работникам кадровых служб организаций всех форм собственности. При этом упорядочивание личных дел (нарядов) является сложным многоступенчатым процессом, требующим немалой компетентности исполнителей.

Проверка и группировка дел

Начать с того, что перед обработкой дел обязательно выполняется сверка всех распорядительных документов, проверяется наличие всех необходимых подписей, дат и номеров. Исполненные, грамотно оформленные документы, относящиеся к определенному вопросу, группируются в соответствующие дела с расположением в хронологической последовательности.

Специфика упорядочивания личных дел

Упорядочивание личных дел (нарядов) имеет свою специфику в случае включения в их состав их или иных документов:

трудовые договоры (соглашения), личные карточки, личные счета по зарплате, группируются в отдельные дела на каждого работника.
при небольшом количестве документов на разных работников допускается формировать их в одно дело за несколько лет, располагая документы по алфавиту фамилий.
табели и наряды работников, занятых на производстве с вредными условиями труда, группируют в дела в календарном порядке в пределах года,
акты о несчастных случаях на производстве — по алфавиту фамилий также в пределах календарного года.
трудовые книжки не формируют в дела, а включают в специальную опись.

Кроме того, при составлении дел необходимо соблюдать и некоторые общие правила относительно количества листов и требований к их нумерации, оформления обложек и ряда других важных моментов.

К обязательным работам относятся также:

подшивка или переплет дела;
составление листа-заверителя;
(при необходимости) внутренней описи документов.

Еще раз подчеркнем, что скорость и качество подготовки кадровой документации для длительного хранения напрямую зависят от уровня квалификации исполнителей.

Решение проблем качественной подготовки документов

Между тем, даже небольшие оплошности, допущенные при формировании дел способны значительно затруднить поиск нужных документов, что негативно отразится на функционировании всей организации. Что делать, если сил сотрудников кадрового отдела явно недостаточно? Наша компания предлагает простой выход из подобной ситуации — пригласить на выручку профессионалов.

Услуги по подготовке документов к архивному хранению

Уже много лет мы успешно предоставляем услуги по подготовке документов к архивному хранению и готовы взять на себя решение стоящих перед вами задач. Наши специалисты в сжатые сроки произведут все действия по обработке и систематизации кадровых документов, сформируют дела и скрупулезно выполнят все требования к их оформлению. С нами вы можете рассчитывать на то, что упорядочивание личных дел (нарядов) будет завершено максимально быстро и с безукоризненным качеством.

Узнать о наших действующих ценах на архивную обработку личных дел Вы можете по телефону: 8(495)226-16-67 или отправить запрос на почту: info@archivexpert.ru.