Упорядочивание дел по личному составу

Согласно Федеральному Закону 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и ряду подзаконных отраслевых актов перед подшивкой дел по личному составу и отправкой их на хранение в архив дела должны пройти через процедуру упорядочивания. Напомним, что дела по личному составу относятся к документам постоянного хранения – поскольку они содержат ряд данных о работниках, носящих конфиденциальный характер.

Этапы проведения процедуры упорядочивания дел

Процедура, в ходе которой производится упорядочивание дел по личному составу, проводится в несколько этапов. В их число входит и экспертиза (определение ценности документов), и подшивка документов в дела, и нумерация листов в делах, и составление подробной описи дел.

На первый взгляд – сложности в этом никакой нет

Однако за редким исключением упорядочивание дел по личному составу либо не выполняется вообще (и тогда даже процедура банкротства организации может быть приостановлена из-за отказа архива принять просто комплект документов), либо производится с ошибками. Например, в простановке номеров страниц в делах используется так называемая сквозная нумерация, затрудняющая поиск нужного документа. Почему важно проводить упорядочивание дел по личному составу

Результаты упорядочивания дел по личному составу

Результаты упорядочивания дел по личному составу становятся видны сразу, как только процесс завершается:

• любой документ (и это в бумажном архиве) по любой персоналии, включенной в штатное расписание, находится за считанные минуты;
• архивы (в случае сдачи дел на хранение) без проволочек принимают дела и тома на хранение;
• существенно снижаются объемы необходимого для хранения дел пространства (за счет уменьшения количества документов и более компактного их размещения в составе томов и дел);
• уменьшаются объемы каждодневной работы бухгалтерии и кадровой службы;
• появляется возможность быстрее подготовить часть архива, в которой содержатся дела по личному составу, к оцифровке и перемещению в электронный архив.

Требования к упорядочиванию дел по личному составу

Достаточно жесткие требования к упорядочиванию дел по личному составу – это касается как оформления, так и критериев, на основании которых проводится экспертиза дел – не оставляют возможности перепоручить упорядочивание сотрудникам организации, не имеющим профильного образования и соответствующих навыков. Ошибки, неизбежные, если за работу берется непрофессионал, могут привести либо к потере части документов в делах, либо к существенному увеличению времени, необходимого на поиск дел и документов.

Не стоит сбрасывать со счетов и аспект конфиденциальности