Выявление дублетных экземпляров документов

Архив организации обычно состоит из множества документов, в которых максимально подробно отображена вся ее деятельность

Архив организации обычно состоит из множества документов, в которых максимально подробно отображена вся ее деятельность. Сегодня вопросы, связанные с безупречным ведением архива усложняются повсеместным переходом на электронный документооборот, справиться с которым в состоянии не каждая компания. Обратившись к нам, клиенты гарантированно получат помощь и профессиональную систематизацию архивных данных.

Документы и экспертиза ценности

Чтобы поддерживать архив в порядке, через определенное время требуется экспертиза ценности бумаг.

Состав экспертизы ценности бумаг:

• сортировка бумаг по сроку хранения (вечное, долговременное, временное);
• систематизация и выявление дублетных экземпляров документов;
• определение бумаг, подлежащих утилизации и уничтожению;
• подготовка дел для передачи в вышестоящий архив.

Дублетный экземпляр документов

Одним из этапов экспертизы становится выявление дублетных экземпляров документов. Дублетом называется одна из копий какого-либо документа. Официальные бумаги могут иметь несколько дублетов, которые не всегда требуют хранения. Выявить эти экземпляры помогает экспертиза ценности, проводимая в архиве. Выявление дублетных экземпляров документов – процесс, для которого требуется тщательное изучение всей архивной документации, включая каждый лист, входящий в целое дело. Данной работой обычно занимается архивный специалист, просматривая предоставляемые ему документы.

Действия при выявлении дублетной документации

Выявив в том или ином деле дублетную документацию, он должен:

• определить структурное подразделение, где будет постоянно храниться основной экземпляр;
• выяснить, требуется ли сохранять в архиве дублет, или данный документ можно уничтожить;
• согласовать с вышестоящим архивом необходимость хранения дублетов.

Услуги наших специалистов

Наиболее сложным этапом является непосредственно выявление дублетных экземпляров документов. Именно по этой причине мы предлагаем не выполнять данную работу самостоятельно, а воспользоваться услугами наших специалистов. Несмотря на обилие документов в архиве каждой компании, штатный архивариус есть далеко не везде, а секретарь не всегда может справиться с объемом работ. В то же время, поддерживать архив в удобном для использования состоянии — обязательное условие порядка в документации. С помощью приглашенных специалистов вы можете выполнить качественное выявление дублетных экземпляров документов в архиве организации и получить помощь в систематизации требующих хранения бумаг.

Отбор документов для хранения

Специалист поможет отобрать для хранения те документы, в которых содержится наиболее ценная и полная информация, на остальные бумаги будет составлен акт о выделении и уничтожении. Работа любой сложности – архивная обработка, экспертиза и выявление дублетных экземпляров документов, уничтожение и многие другие операции выполняются нашими квалифицированными специалистами.