Влияние GDPR на хранение личных данных в документах

С момента вступления в силу Регламента Европейского Союза о защите данных (GDPR) в 2018 году компании и организации по всему миру столкнулись с необходимостью пересмотра своих подходов к сбору, хранению и обработке личных данных. Особое внимание уделяется документам, содержащим такие данные, поскольку правила GDPR влияют не только на цифровые, но и на физические архивы.

Юридические основы хранения личных данных в контексте GDPR

GDPR устанавливает четкие требования по защите личных данных, в том числе к их хранению. Согласно регламенту, все данные, которые могут идентифицировать человека, должны храниться в течение минимально необходимого времени, а затем — уничтожаться или анонимизироваться.

Основные юридические требования:

Согласие субъекта данных. Все данные, хранимые в документах, должны быть получены с согласия субъекта, если иное не предусмотрено законодательством.
Период хранения. Документы с личными данными могут храниться не более того времени, которое необходимо для выполнения целей их сбора.
Право на удаление данных. Субъекты данных имеют право требовать удаления своих данных, что является основанием принятия организацией мер для безопасного уничтожения документов.

Таким образом, хранение личных данных в документах должно быть тщательно регламентировано, а системы архивации и управления данными — способны гарантировать выполнение этих требований.

Практические последствия для хранения данных в документах

GDPR не ограничивается только электронными данными — регламент охватывает и бумажные архивы. Это означает, что организации, хранящие личные данные в бумажных документах, должны также соблюдать все принципы, предусмотренные регламентом.
При хранении данных в бумажном виде офисы и архивы должны быть защищены от несанкционированного доступа. Должны быть предусмотрены меры безопасности на уровне помещений (например, доступ по карточкам или биометрическим данным) и процедуры контроля доступа к определённым документам.
При переводе документации в электронный формат сохраняется обязательство соблюдать требования GDPR в отношении обработки и хранения данных. Важны следующие аспекты:

Шифрование данных. Все электронные архивы, содержащие личные данные, должны быть защищены с помощью шифрования, что предотвращает несанкционированный доступ.
Контроль доступа. Важно обеспечить возможность отслеживания действий с документами, а также их архивирование в соответствии с установленными сроками.
Регулярные проверки. Необходимо регулярно проверять соответствие методов хранения и обработки данных стандартам GDPR.

Для успешного выполнения всех требований GDPR и эффективного управления архивами многие организации прибегают к использованию специализированного программного обеспечения для электронного документооборота и управления архивами. При отсутствии таких возможностей проще обратиться в профессиональную компанию для исключения несоответствий регламенту и вероятных рисков.