Ведение архива в электронном виде: с чего начать и как поддерживать

Полностью или частично электронный архив — это уже норма как для крупных организаций, так и для небольших фирм. А изменения в законодательстве (в частности, 149-ФЗ и некоторых других) позволяют полостью заменить электронными копиями большинство бумажных документов. Вопрос только в том, как правильно организовать электронный архив и как его поддерживать и развивать.

Переход к электронному архиву

Начинается электронный архив не со сканирования документов, а с разработки структуры. Она может быть идентична бумажной или стать ее улучшенной копией: с разделением документов и дел на группы так, как удобно организации. Только после этого можно рассортировать документы, отобрать те, которые можно уничтожить и сканировать для хранения остальные.

Хороший электронный архив — это не только понятная структура, но и система поиска. Если в первые месяцы ведения электронного архива можно ограничиться поиском по атрибутам (то есть по признакам, которые фиксируются в карточке товара), то в дельнейшем поиск можно сделать полнотекстовым. Впрочем, иногда достаточно поиска только по атрибутам: например, в электронном архиве проектной документации, который состоит из рисунков, схем и другой графики.

Полнотекстовый поиск позволяет найти документ не только по атрибутам (номер, отдел, дело, дата и т.д.), но и по текстовым фрагментам. Его преимущество — возможность поиска даже если о документе ничего не известно. Недостаток — длительность поиска и нагрузка на вычислительные мощности архива.

Ведение электронного архива: актуализация, развитие и поддержка юридической значимости

Готовый электронный архив неизбежно будет развиваться. Ответственные сотрудники или специалисты сторонней компании сканируют, по мере появления, новые документы, составляют их карточки и добавляют к электронный архив. Разумеется, мало просто сканировать документ. Его нужно:

• снабдить карточкой с атрибутами для быстрого поиска;
• внести в учетную книгу (тоже в электронном виде);
• легитимизировать с помощью электронной подписи — это нужно не для всех документов.

Ведение электронного архива предполагает и удаление ненужных документов, а также передачу некоторых из них на бессрочное хранение в федеральные, региональные или отраслевые архивы. Любое изменение документа предполагает соответствующую отметку в его карточке.

Хранить электронный архив можно как на собственных серверах, так и на серверах сторонней организации, которая оказывает услуги поддержки и ведения электронных архивов. Или в одном из облачных сервисов.