Важность систематизации документов
Почему так важно вести упорядоченный архив? Можно ли обойтись без этого на малом предприятии, где документооборот не столь велик? Давайте разбираться.
Плюсы систематизации
Слово «система» образовано от греческого понятия «целое, состоящее из частей». Древние греки знали: порядок — враг хаоса и разрозненности. Приведём 5 аргументов за структурированный архив:
- В нём легко ориентироваться. Бумаги классифицированы по разным признакам: их вид, время создания, отдел, фирма-партнёр. Поиск информации упрощается: достаточно одного-двух критериев, чтобы перед глазами возник договор или отчёт за такой-то период. Отыскивая бумагу в стопке разрозненных папок, мы полагаемся лишь на память («она лежала где-то здесь»), ведя поиск в архиве — на верную схему. Вы точно знаете, где какой элемент системы и как он связан с другими. Структура даёт простоту и логику — два качества, бесценные для ведения бизнеса.
- Работает на ваш имидж. Если позвонил клиент или партнёр со срочным вопросом, у вас всегда готов точный ответ. Достаточно поднять бумаги за требуемый период — и вы дадите исчерпывающие сведения. Особенно удобен в таких случаях электронный архив: искомый документ находится двумя-тремя движениями мыши, его можно отправить на почту или мессенджер. Общаясь с потенциальным инвестором, вы легко приведёте убедительные факты о рентабельности продукции или успехе ваших проектов. Подвергаясь проверке государственных органов — быстро ответите на вопросы инспекторов и всегда будете на хорошем счету.
- Универсален. В разрозненной кипе бумаг ориентируются, как правило, лишь два-три сотрудника, архив же понятен каждому. Несколько дней практики — и любой новичок обучится делу буквально с нуля. Работа фирмы не застопорится, если бухгалтер, знавший, где что лежит, взял отгул.
- Безопасен. Упорядоченный архив помогает скрыть от посторонних глаз конфиденциальную информацию — к примеру, данные о клиентской базе. Что до электронной версии архива, там легко установить уровни доступа сотрудников разного звена.
- Комфортен. Систематизация экономит не только время и деньги (не будем забывать о штрафах за неверное хранение документов), но и нервы. Полдня отыскивая нужную бумагу и проклиная всё на свете, потом вряд ли сможешь спокойно работать. Хаос пугает, угнетает нервную систему, а порядок вселяет спокойствие и уверенность. Так что налаженный документооборот — это максимальная производительность труда.
