Деятельность любой компании, организации, предприятия, независимо от размера уставного фонда и количества сотрудников, сопряжена с созданием большого количества документов
Некоторые из них остаются актуальны на протяжении всего существования юридического лица, другие же, напротив, быстро утрачивают важность. Таким образом, практическая ценность документов не может быть одинаковой. Более того, многие из них подлежат уничтожению или передаче на хранение в государственный архив.
Для определения степени важности и сроков хранения документов проводится экспертиза их ценности, которой предшествует тщательная систематизация. Данная процедура находится в ведении специальной экспертной комиссии и включает изучение всего документооборота организации, в том числе, электронных носителей.
Весь массив документов собирается, систематизируется, формируется в дела и сортируется по степени важности на подлежащие уничтожению и передаче в архив на постоянное или временное хранение. Кроме того, экспертиза ценности бумажных документов является обязательной при составлении номенклатуры и формировании дел. Порядок проведения процедуры регламентируется соответствующим разделом законодательства РФ, а также нормативным и методическими указаниями Росархива. Осуществляется экспертиза единожды в год сотрудниками ДОУ совместно с ЦЭК либо экспертной комиссией предприятия под руководством архива организации.
В отличие от работы с бумажными носителями, экспертиза ценности электронных документов требует комплексного подхода. Это происходит потому, что на территории РФ просто не существует электронных архивов в чистом виде – документооборот носит смешанный характер. Также нужно помнить, что электронный архив представляет собой организацию либо ее структурное подразделение, выполняющее функции приема, хранения, обработки и использования документов, а не отдельный сервер или компьютер с хранящимися там данными.
Кроме того, электронные носители архивных данных постоянно видоизменяются и усложняются, что требует постоянного внимания и материальных вложений со стороны как самой организации, так и архивных органов.
Учитывая сказанное, многие компании испытывают трудности при проведении экспертизы ценности бумажных и электронных документов. Для решения этого вопроса существует три пути: обучение штатных сотрудников и обеспечение технической и материальной базы для их работы, найм частного специалиста или обращение в специализированную компанию.
В первых двух случаях вас могут ожидать существенные риски в виде выхода за рамки бюджета, превышения служебных полномочий, разглашения данных, а также ненадлежащего качества обработки данных.
И только крупная компания с безупречной репутацией способна обеспечить все необходимое для грамотной экспертизы:
Заказав экспертизу документов в нашей компании, вы избегаете расходов на покупку оборудования, обучение и содержание штатных сотрудников, получаете уверенность в том, что важная информация не попадет к третьим лицам. Убедиться в этом просто – прейскурант на наши услуги и отзывы клиентов расскажут сами за себя.