Утилизация бухгалтерских документов

Уничтожение бухгалтерских документов — это обеспечение сохранности коммерческой информации.  Одно из ключевых условий выживания на рынке, поэтому стоит следить за безопасностью документов на протяжении всего срока их жизни.

Ценность документов

Даже устаревшие документы, содержащие информацию о финансовой деятельности организации, имеют высокую ценность для конкурентов, которые так и мечтают раскрыть секрет успеха вашей компании. Чтобы не дать им такой возможности, бухгалтерские документы, вышедшие из обращения, необходимо сразу же утилизировать конфиденциально.

Правильно утилизируйте документы

И дело не только в утечке информации к конкурентам. Обязательная утилизация бухгалтерских документов должна проводится каждой организацией, так как этого требует архивное законодательство.

Уничтожение документов архивной компанией

Обычно уничтожением документов занимается архивная организация, в распоряжении которой имеется специальное оборудование. Это промышленные шредеры и прессы, способные переработать ваши документы до 3 уровня секретности, в отличие от простых офисных уничтожителей бумаги, которые не могут обеспечить должного уровня защиты.

Процедура утилизации бухгалтерских документов

В процедуру утилизации бухгалтерских документов входит:

• Экспертиза ценности документов. Без проведения экспертизы уничтожение каких-либо документов строго запрещено.
• Определение документации с истекшим сроком хранения. У каждого типа документов свой срок, здесь важно соблюсти точность во избежание уничтожения еще пригодных документов.
• Формирования дел на утилизацию. К утилизации принимаются только правильно оформленные связки дел и документов.
•  Составление акта о выделение дел к уничтожению. Акт свидетельствует о том, что руководство организации санкционирует данное мероприятие.
•  Вывоз и конфиденциальное уничтожение. Вывоз документов до места уничтожения обычно берет на себя компания-исполнитель для обеспечения сохранности документации на каждом этапе.

Процесс утилизации бухгалтерских документов

Сам процесс утилизации бухгалтерских документов должен производится в вашем присутствии. Если такой возможности нет, то архивная компания обязана предоставить видео-отчет и квитанцию об утилизации, чтобы вы могли самостоятельно убедиться в конфиденциальности процесса. Также составляется двусторонний акт о физическом уничтожении документов как источника информации. Во избежание штрафов и санкций, процедуру утилизации бухгалтерских документов следует проводить регулярно.

Заказать услугу по уничтожению документов, Вы можете по телефону:  8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru