Утилизация архивных документов. Почему просто нельзя выкинуть документы.
Настаёт момент, когда архив так переполнен бумагами, что папки «съедают» свободное место. Так и подмывает выбросить документы с истёкшим сроком — кому они нужны? Но не торопитесь. Утилизация архивных документов — не минутное дело, она требует времени. Ведь в одной и той же папке могут очутиться с виду одинаковые документы с совершенно разным сроком хранения.
С чего начать утилизацию?
Для начала выясните:
- какие бумаги действительно подлежат утилизации;
- какую часть архива необходимо хранить;
- можно ли вообще уничтожать документы даже если сроки хранения истекли.
Помните: проверяющие организации, вправе запросить даже те договора или накладные, что давно устарели, но формально ещё должны были храниться. И если фирма провела утилизацию архивных документов, не учтя этого, — последуют последствия. Ведь тогда ваши действия подпадут под нарушении правил хранения. Отсюда — масса «головной боли»: придётся доказывать, что бумаги уничтожены по неосторожности, а не преднамеренно, обивать пороги разных инстанций, определять размер штрафа и т.п.
И даже бумаги, уже не представляющие никакой ценности, нужно уничтожать по правилам. То есть, прежде чем отправить листы в шредер, надо провести экспертизу ценности и составить специальный акт.
Использовать ли старые бумаги как черновики?
Даже если вы точно знаете, что документы отжили свой век, не стоит применять их для хозяйственных нужд. Во-первых, имея такую привычку, легко перепутать действующий договор с истёкшим, и испортить первый вместо второго. А во-вторых, информация в старых бумагах может оказаться ценной для конкурентов или недоброжелателей фирмы. Лучше перестраховаться и сделать так, чтобы прочесть бумаги было уже нельзя.
Вот почему утилизация архивных документов — актуальная услуга. Чётко разобраться с датами, не преступить закон, соблюсти конфиденциальность и правильно уничтожить документы. Для этого требуется опыт специалистов.
