Управление архивами

Для правильного архивирования документации руководство выбирает один из двух вариантов. Такие, как создание собственного внутреннего подразделения в структуре, или сотрудничество с аутсорсинговой фирмой, заказ услуги управлениями архивами. Каждая стратегия имеет сильные и слабые стороны. Чтобы правильно сделать выбор, полезно рассмотреть и оценить реальные потребности компании, штатную численность, особенности структуры, доступность ресурсов.

Плюсы самостоятельного управления архивами:

• постоянный контроль над всеми процессами, связанными с хранением и обработкой архивированных данных;
• все папки, документы находятся в непосредственном и немедленном доступе.

Но есть и минусы

Создание отдельной структурной единицы сопровождается рядом сложностей. Таких как неизбежное повышение затрат на содержание отдельной службы, потребность в дополнительных площадях, рост арендной платы за помещение, серьезные инвестиции в оборудование, мебель и оргтехнику. необходимость в сервисном обслуживании компьютерной техники, защита от вирусов, взлома и т.д. Так же не стоит забывать про затраты на кондиционирование и климат-контроль, системы охраны, пожаротушения и сигнализации, обязательность ведения внутренней документации подразделения, затраты времени и ресурсов на поиск компетентных архивистов с профильным образованием, организация обучающих курсов и повышения квалификации.

Имеет ли смысл наем одного человека

Даже если ведением архива будет заниматься один сотрудник, это повлечет существенный рост издержек на заработную плату, налоги, социальный пакет. С одной стороны организационные сложности создания собственного подразделения и рост затрат, с другой – делегирование рутинных функций аутсорсинговой фирме. Руководители многих компаний используют более продвинутую и выгодную модель отношений – услуги управлениями архивами, или передачу документов на внеофисное хранение.

Плюсы аутсорсинга архивной деятельности:

• высвобождение времени, ресурсов, потенциала на стратегически значимые направления;
• фиксированные и предсказуемые затраты – сводятся к оплате услуг по договору;
• четко разграниченные права доступа к документам, грамотная структуризация, оперативный поиск;
• при сотрудничестве с проверенной компанией – гарантии безопасности и сохранности данных.

Наша компания располагает всем необходимым для рационального управления архивами. Применение новых технологий дает заказчику экономию ключевых ресурсов.