Уничтожение документов с истекшими сроками хранения

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения является ответственной и необходимой задачей для каждого предприятия. Это процедура необходима по многим причинам, две основных из них освободить место в организации и вторая избавится от лишней документации. Уничтожение документов с истекшими сроками состоит из несколько этапов

Проведение экспертизы ценности

Согласно действующим законам уничтожение документов с истёкшими сроками хранения производится исключительно после проведённой экспертизы ценностей документов. Методом полистного просмотра совершается выборка дел, срок действия которых истёк. Отбор и уничтожение документов с истекшими сроками хранения только на основании заголовков дел запрещено. Период хранения документов в организации не может быть меньше пяти лет.

Акт о выделении документов к уничтожению

Самым важным документом при уничтожение документов является акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению. Акт составляется только на дела отобранные к уничтожению. Если в акте засвидетельствованы дела нескольких филиалов, тогда названия дел каждого филиала прописывается перед группой заголовков дел этого филиала.

В данном акте должны отражены основные реквизиты:

Название документов;
Срок хранения;
Основание к уничтожению;
Дата;
Количество;
Примечания (если есть)

Акт подписывается экспертной комиссии не менее трех человек и утверждается руководителем.

Физическое уничтожение документов

Конфиденциальное уничтожение документов с истекшими сроками хранения происходит путем шредирования на промышленном шредере. Если уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится не силами самого заказчика, архивариусы осуществляют вывоз документов с предоставлением акта об утилизации, с указанием веса. В этом документе обязательно должны быть отражены такие реквизиты как название организации, дата утилизации и вес уничтоженных документов.

Решение проблем с уничтожением документов

Наша компания оказывает комплексные услуги по уничтожению документов с истекшими сроками, включающие:

Консультации по срокам хранения документов;
Отбор и составление акта об уничтожение документов не подлежащих хранению
Вывоз и утилизацию документов.

Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по уничтожению документов можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.