Цифровизация архива

Цифровизация архивов — разумное решение для компаний, стремящихся сделать рабочие процессы быстрее, удобнее и эффективнее. Суть процедуры заключается в том, чтобы перевести в цифровой вид все документы, вышедшие из делопроизводства и подлежащие архивированию.
Для этого используются:

• специализированное оборудование: сканеры;
• программы для работы с отсканированными документами (распознавание текста);
• программное обеспечение для организации и удобного поиска электронных документов;
• физический сервер или облачное хранилище.

Есть компании, которые до сих пор работают с физическим бумажным архивом, однако во многих случаях это значительно замедляет процесс и доставляет множество неудобств. Цифровизация архивов необходима в следующих случаях:
Всё это компания может обеспечить самостоятельно (при этом придётся нанять специалиста или поручить работу штатному сотруднику, приобрести оборудование и ПО) или обратиться за услугами цифровизации архива к профильной организации.

Когда необходима цифровизация архива?

• оперативная работа с проверяющими органами: удобнее найти и представить цифровые документы для проверки: это можно сделать очно или по почте;
• при освобождении офиса, переезде не нужно перевозить большой бумажный архив: электронный хранится на сервере или в облаке;
• удалённая работа хотя бы нескольких сотрудников значительно эффективнее, когда у них есть доступ к цифровым документам в общем электронном архиве;
• цифровизация архива поможет оптимизировать работу разных подразделений и отделов, сделать процесс взаимодействия и работы с документами быстрее и удобнее.

Это говорит о важности цифровизации архивов для компаний, стремящихся к улучшению рабочих процессов.

Как хранить архив?

Существует два способа хранения архивной документации:

• Внутренний сервер. Это физическое оборудование, на котором хранятся все оцифрованные файлы архива. Занимает не много места и может стоять в офисе компании или в организации, предоставляющей услуги цифровизации архивов на аутсорсинге.
• Облачное хранилище. Виртуальный сервер с доступом через интернет. Позволяет обойтись без какого-либо физического оборудования для хранения документов, что удобно во многих случаях. Объём практически не ограничен.

Выбор зависит от ваших предпочтений или условий работы (например, при ограниченном пространстве облачное хранилище — наиболее удобное решение). Также есть возможность подобрать подходящее ПО:

• Типовые программы. Уже готовые решения для работы с архивом, включающие основные функции.
• Индивидуальные разработки. Создаются персонально под требования и условия работы клиента.
• Поиск в облаке. При облачном хранении можно обойтись обычным поиском или внедрить специальные возможности.

Как сэкономить на цифровизации архива?

Компания «Архивный Эксперт» помогает своим клиентам не только удобно организовать архивное хранение документов, но и сэкономить время и средства. Вам не нужно приобретать оборудование и программное обеспечение — всё необходимое уже есть у нас. Работая с большими объёмами данных, мы минимизируем стоимость всех составляющих услуги — аренды сервера, приобретения ПО и прочих.

Многолетний опыт и квалификация сотрудников гарантируют высокое качество услуг на всех этапах, помогают экономить время и деньги. Для оптимизации затрат подберём оптимальное решение для вашей компании.