Значение информации в современном бизнесе переоценить практически невозможно, поэтому документообороту и делопроизводству в компаниях различных направлений отводится важнейшая роль. Что нужно взять за образец делопроизводства? Каким образом лучше организовывать документооборот — в бумажном или электронном виде? Где именно стоит организовать архив и кому доверить работу с ним? Вопросов много, но и ответов не меньше.
Грамотная организация документооборота — залог четкости осуществляемых бизнес-процессов. Поэтому следует потратить немного времени, определив для себя образец делопроизводства, чтобы потом иметь возможность наладить движение бумаг в вашей компании наилучшим образом.
Как осуществляется документооборот в компаниях?
Всего можно выделить три разновидности документопотока:
- входящий. Речь идет о документах, которые поступают в организацию. Образец делопроизводства в рамках входящего документопотока строится по следующему сценарию: документы принимаются и обрабатываются, регистрируются, после чего отправляются на исполнение. При необходимости составляется ответ на бумагу, и в обязательном порядке контролируется исполнение. Входящие документы желательно сканировать для сохранности, чтобы была возможность их восстановить в случае порчи;
- исходящий. В данную категорию включены бумаги, которые направляются из организации. Работа с данным типом документов предполагает разработку, оформление, регистрацию и отправку;
- внутренний. В эту группу включены документы, которые создаются и используются персоналом в управленческом процессе. Внутренние документы разрабатываются, оформляются, регистрируются, обрабатываются, исполняются, осуществляется также контроль исполнения.
В любом случае грамотное делопроизводство подразумевает анализ и учет объемов документооборота, а также хранение бумаг, причем, вопросам правильного хранения документов стоит уделить самое пристальное внимание.
Как эффективно работать с документацией
В идеале, в каждой организации должна присутствовать инструкция по делопроизводству, которая устанавливает правила работы с документами. В инструкции прописываются не только правила составления описи. Также, всегда надо уделять внимание, правильному хранению документов в архиве. Только грамотное оформление документов, правильная работа с ними позволит поддерживать документооборот в компании на хорошем уровне. Выполняйте все необходимые действия с входящим, исходящим, внутренним трафиком документов в организации, следите за наличием печати на закрывающих документах, вовремя подготавливайте и сдавайте бумаги в архив.ей и номенклатуры, но и ответственные за работу архива.
И еще один момент: в последнее время все большей популярностью пользуется электронный документооборот, однако не стоит его идеализировать. Есть у этого инструмента делопроизводства и свои недостатки: так, существует, пусть и небольшой риск повреждения базы данных вирусом. Кроме того, сотрудники старшего поколения не всегда быстро и легко адаптируются к переменам, а если контрагенты компании не используют электронный документооборот, эффективность вашего будет снижена. Добавьте к этому высокую стоимость и картинка станет максимально ясной.
Черновой работы не избежать
Не так важно, выбрали ли вы бумажный или электронный документооборот, специалисты компании «Архивный Эксперт» предложат вам свою помощь при налаживании бизнес-процессов. В частности, мы расскажем о ключевых характеристиках делопроизводства и поможем привести документооборот вашей компании к оптимальному. Обращайтесь!