В любой организации создаются и хранятся документы, связанные с хозяйственной деятельностью, кадровой политикой, производством, защитой информации (коммерческой тайны), режимом работы и прочими вопросами. Существенную часть документации занимают приказы, предписания, инструкции и иные распорядительные документы.
По сложившейся традиции делопроизводства подобные документы разделяются по следующим категориям:
• связанные с административно-хозяйственными вопросами;
• связанные с кадровой деятельностью;
• связанные с производственными (основными) вопросами.
Принципы систематизации типовых управленческих документов, которые создаются в организациях, в том числе приказов, предписаний и распоряжений установлены Росархивом, там же также указаны рекомендуемые сроки хранения приказов.
Так приказы, связанные с кадровой деятельностью, в том числе по вопросам личного состава, следует хранить от 5 до 75 лет, причем часть этих документов передается в установленном порядке в специализированные организации, как имеющие научно-историческое значение.
5 лет рекомендовано хранить документы краткосрочного действия об отпусках, замечаниях, дежурствах, краткосрочных внутренних командировках и т.п. остальные кадровые документы рекомендовано хранить 75 лет.
Сроки хранения приказов, предписаний и распоряжений, связанных с административно-хозяйственной вопросами составляют 5 лет. К ним относятся документы, связанные с вопросами внутреннего распорядка организации, эксплуатации помещений и зданий, организации охраны, системы внутренней связи и транспортного снабжения.
Связанные с основной деятельностью распоряжения и приказы хранятся постоянно. При этом часть документов, поступившая от вышестоящих организаций и помеченная грифом «к сведению» или « для ознакомления» хранится с формулировкой «До окончания надобности».
К таким относятся документы, связанные со следующими аспектами деятельности организации:
• структура отдельных подразделений и всей организации, различного рода комиссий и объединений, штата и соответствующих изменений;
• планирование и контроль;
• финансовые вопросы;
• вопросы документационного, информационного, материального и технического, обеспечения;
• обучение и аттестация сотрудников;
• режим рабочего дня, его изменения и контроль за его соблюдением.