Сроки хранения документов в электронной форме

Бумаги потерявшие свою важность и актуальность, утилизируются, но что делать с остальными документами?

Каждое предприятие, не зависимо от того, как долго оно существует, имеет целую кипу важных документов. Существует и такая документация, которою хранить предполагается длительное время, а то и бесконечно.

Сроки хранения документов бывают:

1. Временные — до 10 лет (год, три и пять лет).
2. Временные — свыше 10 лет.
3. Постоянные (бесконечно).

Существует два варианта создания архива — бумажный или электронный. От этого так же зависит время их хранения.

Бумажные документы:

1. Личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
2. Информация о несчастных случаях на производстве – 75 лет (с 2003 года — 50 лет);
3. Планы и сметы финансирования, финансовые отчеты имеют непрерывное хранение;
4. Гарантийные письма и акты о проведенных проверках касс – должны храниться 3 года;
5. Акты о проведенной проверке финансово-хозяйственной деятельности – 5 лет.

Если срок хранения бумаг подошел к концу, то нужно создать акт об уничтожении и утилизировать этот документ.

Современный тип архива

В отличие от бумажного, современный тип архива позволяет сохранить первозданность и точность документа даже спустя пять — десять лет. Благодаря тому, что электронные носители имеют длительный срок службы, вам не придется беспокоиться о том, как сберечь архив. Электронный архив документов хранится в большинстве случаев с такими же сроками, как и бумажный.

Сроки хранения документов в электронной форме:

1. Письма, спецификации и справки подлежат хранению в течение пяти лет.
2. Счета-фактуры, акты, накладные — от пяти лет.
3. Договоры, дополнительные соглашения, приложения, спецификации — от пяти лет и до постоянного срока хранения.

Почему именно электронный архив

Автоматизированный документооборот становится все более востребованным в российских организациях. Благодаря электронным архивам компании экономят рабочее пространство и повышают работоспособность сотрудников. Так же качественно выросла сохранность документов. Срок годности электронной справки или договора теперь стал в разы выше, чем бумажной. Пожалуй, что постановления о сроках хранения электронных документов скоро будут существовать ради формальности, а действительный период сохранности бумаг будет регламентироваться лишь сроком службы электронных носителей. Но это станет реальностью не в самом ближайшем будущем. Все же сейчас все еще важно обращать внимание на утвержденные сроки, в течение которых необходимо сберегать документы.