Это может произойти по разным причинам — в результате пожара, при переезде офиса компании, по халатности сотрудников. Как бы то ни было, потребуется восстановление утраченных документов в организации перед проверками во избежание крупных штрафов.
Если при проверке обнаружится утрата документации, это может повлечь ряд крупных штрафов. Если невозможность предоставления документов будет расценена как уклонение от уплаты налогов, суммы штрафов могут достигать от 100 до 500 тысяч рублей.
В первую очередь необходимо определить, какие документы были утеряны. При утрате первичных документов их можно восстановить при обращении в обслуживающий банк. Учет движения средств, поступление и расход, можно полностью восстановить по выпискам об операциях по расчетному счету компании.
Если необходимо восстановить документы, полученные в результате работы с клиентами или партнерами, это можно сделать путем обращения с официальным путем к фирме-клиенту или поставщику. Как правило, для постоянных клиентов и партнеров это не составляет труда. Сложнее дело обстоит с теми фирмами, с которыми сотрудничество было разовым.
Затруднения также могут возникнуть, если партнер или клиент переехал с прежнего места работы. В этом случае вам потребуется запрашивать выписку из ЕГРЮЛ с данными о местонахождении этой фирмы.
При утере налоговых отчетов и деклараций восстановление утраченных документов в организации перед проверками возможно путем обращения в свою налоговую инспекцию. Необходимо составить письмо на имя руководителя налоговой инспекции с указанием перечня документов и причинами их утраты.
После того как все копии будут получены, необходимо заново сформировать журнал хозяйственных операций, создать на основе копий новые исходящие первичные документы, регистры учета бухгалтерских операций и налоговой отчетности. При этом важно совпадение итоговых оборотов с уже имеющимися в бухгалтерской документации данными. Расхождение данных говорит о недостаче каких-либо документов.
Для того чтобы сократить время на восстановление утраченных документов в организации перед проверками и сделать все грамотно, обращайтесь к профессионалам. Компания «Архивный Эксперт» поможет быстро и грамотно восстановить все утраченные документы, а также заново внести их в документооборот компании с сопутствующими расчетами и формированием журнала операций и регистров учета.