Увеличение числа документов – проблема, с которой сталкивается практически любая фирма, существующая более двух или трёх лет. Задачу по оптимизации работы с документами помогает решить списание документов. На одном из этапов этого процесса осуществляется оценка принадлежащих компании документов – часть из них отправляется в архив. Списание документов в архив позволяет избавиться от уже не нужной, не используемой в работе документации.
Для чего нужно списание документов в архив
Целый ряд документов, которые должны храниться в целости и сохранности, но не используются в работе организации. Оплаченные счета, например куда проще списать в архив, чем хранить самостоятельно. В этом случае экономится место в офисе и упрощается поиск актуальных документов, оптимизируется работа с документами в целом. Списание в архив не является окончательным, просто освобождает драгоценное место и может происходить до истечения сроков хранения документации. Во втором же случае, от документов вы избавляетесь навсегда после истечения сроков хранения.
Время списания документов
Статистика показывает, что независимо от размеров организации, её работу с бумагами можно существенно оптимизировать, если хотя бы раз в год или полгода обращаться за услугами списания документов в архив. По прошествии некоторого времени находящиеся в архиве документы могут быть списаны. Окончательное списание и уничтожение архивных документов в организации производиться только по истечении срока хранения. При этом срок хранения документов должен составлять не менее пяти лет. Ниже представлена типовая схема списания и уничтожения документов с истекшими сроками хранения
Изменение сферы деятельности или, вовсе, прекращение, не служит основанием для списания документов из архива. Основанием к списанию могут быть только истекшие сроки хранения документов. Процедура списания документов из архива не аналогична списанию в архив: документы оцениваются, делается акт о выделении документов к уничтожению. Далее, после утверждения этого акта, документы уничтожаются. Физическое уничтожение документов после списания происходит на промышленных шредерах. Оформляется актом или накладной, где отражается вес уничтоженных документов.
Когда нужно списание документов:
Кроме того, что в документах может находиться важная информация, следствием неправильного уничтожения могут быть неприятности при проверке или спорах с контрагентами. Такие действия будут рассматриваться не в Вашу пользу. Штраф и последствия этой «потери» документов будут в разы больше, чем сделать грамотное списание архива.
Списание документов и их уничтожение по мере истечения срока хранения, всегда сопровождается тщательной описью всех бумаг. Так эти процессы должны быть тщательно документированы, во избежание дальнейших проблем с проверяющими органами. Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по списанию и уничтожению документов можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте:info@archivexpert.ru