Создание резервной копии архива в электронном виде

Одна из причин, по которой бумажный архив полностью или частично дублируется в электронном виде — безопасность. Речь не столько о доступе к финансовым, кадровым и управленческим документам третьих лиц (хотя и об этом тоже), сколько о сохранности «бумаги». Если архив ведется неаккуратно, то бумажные документы могут просто потеряться: организация потеряет контроль над информацией и, в случае утери документов длительного или бессрочного хранения, нарушит закон. Чтобы избежать этого — не обязательно полностью переходить на электронную систему документооборота (ЭДО). Достаточно создать электронную копию бумажного архива — и обезопасить копии оригинальных документов.

Компания «Архивный Эксперт» предлагает услуги создания резервных копий архивов в электронном виде: вы сохраните контроль над документами, сможете, даже в случае утери оригиналов, восстановить их.

Как создается резервная копия архива в электронном виде

Чтобы создать резервную копию, проводится несколько процедур:

• анализ документов, экспертиза ценности, визуальный осмотр — документы сортируются в зависимости от принятой в организации номенклатуры, ценности, длительности хранения, сохранности;
• сканирование — для перевода в электронный вид большого количества документов используется производительное специализированное оборудование;
• верификация и индексирование — составление электронного реестра, проверка ошибок в копии и, если ошибки найдены, повторное сканирование;
• экспорт в электронный архив — это не просто перенос электронных копий в сетевую папку «Архив компании», а встраивание в систему поиска и категоризации, снабжение каждого документа карточкой с атрибутами.

Итог работы над созданием резервной копии архива в электронном виде — массив данных с удобной системой поиска по заданному количеству параметров.

Почему создание резервной копии архива в электронном виде выгодно

Расходы на подготовку и создание резервной электронной копии архива организации полностью окупаются рядом преимуществ. В том числе:

• резким снижением рисков потери важных документов и конфиденциальной информации — хранится электронная копия может в облаке или на мощностях заказчика;
• порядком в ведении архива — анализ бумажного архива перед копированием предполагает и упорядочивание его структуры, оптимизацию;
• повышением доступности информации — при правильном администрирование  поиск и работа с документами  ускоряется до считанных минут.