Создание электронных архивов с нуля

Многие компании пытаются наладить электронный документооборот, помещая документацию в сетевые папки общего доступа. Однако столь несовершенная методика, не позволяющая должным образом структурировать электронные документы, проигрывает грамотно созданному электронному архиву.

Грамотное создание электронного архива

Создать электронный архив с нуля тем сложнее, чем больше «стаж» организации и, следовательно, масса накопленной документации. Но это касается только усилий собственного персонала предприятия – профессионалам «Архивный Эксперт», специализирующимся на создании электронного архива это не создает затруднений, поскольку является их ежедневной работой. К тому же компания прекрасно оборудована, потому «Архивный Эксперт» может структурировать любую информацию: текстовую, графическую, мультимедиа, в том числе, проектную документацию, то есть основать электронный архив с нуля для любого подразделения и всего предприятия.

Очередность этапов создания электронного архива:

Обследование компании и ее фондов: структуры, состояния, количества и классификации документации. А также подразделений, которые будут архивом пользоваться, ПО и уровня подготовки сотрудников;
Формирование системы, включающей сканирование, распознавание и проверку конечных файлов; ввод информации в электронную систему (включая карточки документов);
Интеграция электронного и бумажного архивов: выбор общих признаков, позволяющих систематизировать их оба.

Функции, определяющие создание электронного архива:

Управление документацией и архивными структурами;
Имиджи документации;
Поточный (залповый) ввод – одновременное занесение множества документов в БД;
Отслеживание статуса документов;
Возможность коллегиальной работы;
Удаленный доступ к БД.

Дополнительный функционал:

Автоматическим формированием, оформлением архивных дел, их номенклатуры, учета и контроля – для систем автоматизации делопроизводства архива;
Функцией актуализации: напоминанием о нужности проверки актуальности конкретного стандарта – для архивов, состоящих из нормативно-технических документов;
Свойством выборки, оперативно выводящей весь затребованный перечень — для финансовых архивов.

Окупаемость создания электронного архива

Электронный архив с нуля очень быстро себя оправдывает: экономией человеческих ресурсов, удобством и безопасностью хранения документов , комфортом работы с архивными данными. Важно, чтобы архивирование производилось квалифицированными сотрудниками, знакомыми на практике с государственными стандартами, обладающими соответствующим ПО.

Услуги по созданию электронного архива

Мы быстро, качественно переведет печатную информацию в утвержденные электронные форматы, структурирует ее в БД. Максимум удобств для заказчика и никаких забот! Узнать о действующих ценах, скидках и специальных предложениях по работе с электронным архивом можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru