Архивы online — это удобный способ хранения информации для компаний любых масштабов: и небольших фирм, и крупных многоструктурных корпораций.
Компания «Архивный Эксперт» оказывает услуги создания архива online для организаций любых форм деятельности. Наши ключевые преимущества в этом направлении:
- многолетний опыт работы;
- профессиональный подход;
- грамотная организация структуры online архива;
- ориентированность на особенности работы компании;
- абсолютная конфиденциальность;
- высокая скорость работ.
Мы создаём удобные, функциональные архивы online, которые значительно упрощают работу организаций.
Этапы создания online архива
Онлайн архив представляет собой электронную систему хранения документации, которая располагается на отдельном сервере. Доступ к ней — в режиме реального времени через корпоративный портал или внешний сервис. Для создания такого ресурса мы выполняем следующие работы:
- сбор и сортировка документации, предназначенной для помещения в архив;
- сканирование документов;
- обработка цифровой документации и присвоение ей маркеров по названию, датам или другим параметрам;
- создание и настройка базы для электронного архива;
- каталогизация документов в электронном архиве.
По мере поступления новой документации она добавляется в существующую базу.
Преимущества архива в режиме работы online
Такой формат архива имеет очевидные плюсы:
- Постоянный доступ. Войти в архив и найти нужный документ может любой пользователь с соответствующим уровнем доступа из любой точки с выходом в Интернет, вне зависимости от места расположения. Это удобно для эффективной работы разных подразделений компании.
- Удобный поиск. Документы индексируются по различным параметрам, в зависимости от специфики вашей работы.
- Удобная каталогизация. Документы в общем архиве размещаются в соответствии с определённой структурой, которая разрабатывается индивидуально для каждой компании. Это улучшает систему поиска.
- Уровни доступа. Назначаются в соответствии с должностью и полномочиями сотрудников.
- Возможность одновременной работы с документами. Доступ в единый архив одновременно есть у всех подразделений, филиалов, отделов компании.
Создание архива online — это возможность многократно оптимизировать процессы работы с архивной документацией, ускорить взаимодействие отделов, повысить эффективность работы в целом.