Современные способы оптимизации документооборота

В ходе деятельности практически любого предприятия создаётся и получается извне различная документация, объём которой с каждым месяцем и годом увеличивается. Работать с документами – например, искать нужные деловые бумаги – становится всё труднее, и перед руководством предприятия встаёт актуальный вопрос: существуют ли современные способы оптимизации документооборота, которые позволяют решить эту проблему?

Комплексный подход

Специалисты компании «Архивный Эксперт» отвечают на этот вопрос утвердительно. В случае если объём документов в организации стал чрезмерно большим, необходимо выполнить ряд мероприятий, которые сделают работу с ними гораздо более удобной. Сотрудники нашей компании имеют большой опыт выполнения таких мероприятий.

Основные мероприятия, направленные на оптимизацию

Первое действие, выполняемое нашими специалистами в ходе оптимизации документооборота – экспертиза ценности документов, имеющихся на предприятии. Мы отбираем те из них, которые уже не нужны для текущей хозяйственной деятельности, и списываем их в архив. Эту операцию необходимо с определённой периодичностью (например, раз в год) повторять.

Создание электронного архива

Документы, которые постоянно находятся в работе, наши специалисты отсканируют, при необходимости – выполнят распознавание текста. Файлы, полученные при выполнении этого мероприятия по оптимизации документооборота, будут использованы для создания электронного архива документов. Степень сложности этого архива может быть любой – она зависит от особенностей организации, заказывающей услугу оптимизации документооборота. Твёрдые копии документов (выражаясь иначе, их оригиналы) будут надлежащим образом обработаны – отсортированы, подшиты, объединены в дела.

Работа с документами при ликвидации организации

Особым случаем является работа с документами при ликвидации организации. Законодательство предписывает с соблюдением определённого порядка сдавать документы таких фирм в архив. Специалисты нашей компании в совершенстве знакомы с нормами права, регламентирующими работу с документами при ликвидации организаций, и неукоснительно соблюдают их в своей деятельности. Это означает, что при взаимодействии с нами вы будете застрахованы от наступления неблагоприятных последствий, возможных при нарушении норм закона.

Действия по оптимизации позволят:

Профессиональное выполнение мероприятий, перечисленных выше и направленных на оптимизацию документооборота компании, позволяет:

• сделать работу с документами гораздо более удобной, существенно сократить время, расходуемое на такую работу;
• сэкономить ценную площадь офиса, которая, как показывает опыт, нередко занимается множеством неиспользуемых документов;
• наконец, обеспечить финансовую экономию на архиве (она может достигать 70% от общего объёма средств, расходуемых компанией на осуществление документооборота и содержание архива).

Почему оптимизацию документооборота стоит доверить именно нам?

Обратившись в компанию «Архивный Эксперт» за услугой, которой посвящён этот обзор, вы непременно оцените по достоинству профессионализм наших сотрудников. Каждый из них имеет большой опыт работы и с удовольствием ответит на любые ваши вопросы, касающиеся оптимизации архива.

Особенности работы

Мы детально изучим особенности ситуации и дадим свои рекомендации, касающиеся оптимизации документооборота в вашей компании. Все мероприятия, которые были описаны в этом обзоре, будут выполнены максимально оперативно и качественно, при этом цены наших услуг вас приятно порадуют.