Современное архивное дело: сложности и перспективы

Архивное дело зародилось ещё в Древнем Мире и постоянно совершенствовалось на протяжении всей своей истории. Но резкое развитие оно получило в последние десятилетия, когда в повседневный обиход вошло понятие «электронный документооборот». Что же представляет собой современное архивное дело?!

Начнём с классики

Ведение и хранение бумажной документации никто не отменял и, даже в долгосрочной перспективе, как и сотни лет назад, на бумажных носителях будут храниться все необходимые данные. Так, для предприятий обязательным является архивирование дел с постоянным и временным сроком хранения.

Основные элементы архивирование

• систематизация;
• нумерация;
• переплет;
• опись.

Всё это является сложным и ответственным процессом, требующим мастерства и большого количества человеко-часов.

Существующие риски

Всегда существующими рисками бумажных архивов были возможность повреждения первоисточников. Кроме того, с бумажными делами невозможно одновременно работать более чем одному сотруднику, а поиск нужных документов в большом хранилище занимает немало времени даже у опытных архивариусов. Поэтому, с развитием техники, начало широко использоваться электронное дублирование архивов. Оцифровка в современном архивном деле позволяет отказаться от значительного количества операций, от необходимости хранить нужные документы в офисе компании. Поиск необходимых данных занимает считанные секунды, соответственно растёт и эффективность работы сотрудников. На все эти видимые преимущества накладывается одно «но». Электронный архив необходимо подготовить. Что это значит на практике?!

Основные операции электронного архивирования:

• Подготовка документов к сканированию.<\li>
• Сканирование и сохранение данных.<\li>
• Индексирование электронных документов.<\li>
• Привязка к базе данных.<\li>
• Верификация документов.<\li>
• Обратная комплектация дел.<\li>

Фактически – это двойная нагрузка на архивных специалистов при принятии новых дел, не говоря уже о необходимости сканирования старых. Всё это сотни часов рабочего времени, специальное оборудование и программное обеспечение. Но иного выхода на современном этапе попросту не существует – электронный архив необходим каждому предприятию желающему идти в ногу со временем и выжить в конкурентной борьбе. Ускорить процесс, снять с компании все заботы по ведению непрофильной деятельности помогут опытные исполнители – аутсорсинговые компании работающие в архивном деле. Сегодня это оптимальная возможность для создания и содержания архива без расширения штата специалистов и решения множества сложных специфических задач.