Советы по организации хранения технической документации

Сотрудникам технических отделов предприятий, строительных и производственных компаний, проектных и конструкторских организаций, архивариусам и другим специалистам по долгу службы часто приходится работать с технической документацией. Речь о конструкторских, технологических, программных, специальных документах, и организация их хранения требует соблюдения особых правил. Сейчас расскажем об основных требованиях и особенностях.

Кто, где и как должен хранить техническую документацию

В компаниях созданием, согласованием, систематизацией и хранением документов технического характера занимаются сотрудники специализированных отделов, различных бюро, лабораторий, проектных институтов.
Тонкости работы с такими документами выглядят следующим образом:

• подготовка не одного, а сразу нескольких экземпляров документов, которые могут понадобиться подрядной организации, заказчику, разработчикам;
• строгое соблюдение структуры документа (количество и типы разделов), регламентируемой законодательством страны;
• часто встречается не стандартный формат А4, а большие размеры бумаг, включающих в себя графики, чертежи, схемы и прочее;
• систематизация по объектам, а не по типу документа, что особенно важно при правильной организации хранения.

Нередко техническая документация носит конфиденциальный характер, поэтому хранить ее нужно в труднодоступных защищенных местах. Например, в отдельных охраняемых помещениях, сейфах, запирающихся на замок шкафах.

От чего зависят сроки хранения технических документов

Такая документация имеет длительный срок архивного хранения, но определяется он с учетом сразу нескольких параметров и факторов. На результат по согласованию сроков хранения влияют:

представители организаций, которые утверждают или согласовывают документы;
авторы и разработчики технической документации (исследователи, геодезисты, проектанты, эксперты в иных сферах);
организации, выступающие в роли заказчиков подготовки этих документов;
эксплуатационные и другие хозяйствующие организации.

Заведующий архивом должен учитывать мнение всех вышеперечисленных участников процесса, чтобы не ошибиться в вопросе сроков хранения конкретного технического документа. Уничтожать же можно такие документы только после получения данных экспертизы их ценности, которые предоставляет специальная экспертная комиссия.