Составление заголовков дел управленческой документации и личного состава

Порядок составления заголовков для дел с документами, закреплены как в федеральном законодательстве, так и в отраслевых Гостах

Порядок составления заголовков для дел с документами, а также формат заголовков и информация, которая в них отражена, закреплены как в федеральном законодательстве, так и в отраслевых Гостах. В частности, в ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело.

Цели составления заголовков дел

Согласно этим документам, составление заголовков дел по личному составу или дел, имеющих организационную и управленческую направленность, преследует несколько целей:

• обеспечение максимально быстрого поиска нужного дела и документа;
• упрощение проведения процедуры экспертизы дел и документов (для этого в заголовках ставятся даты, обозначается характеристика превалирующих в деле документов);
• упрощение систематизации дел в архиве;
• обеспечение прохождения проверок со стороны Росархива и иных контролирующих делопроизводство органов.

Требования к оформлению заголовков дел

Требования к оформлению заголовков дел управленческой документации и документации личного состава достаточно прозрачные и понятные – однако ошибки при проведении процедуры простановки заголовков практически неизбежны.

Из-за невнимательности или незнания специфики оформления обложек дел сотрудниками, которым поручено оформление, возникают досадные проблемы:

• дело отказываются принимать в архив;
• дело пропадает (его невозможно быстро найти в массиве документов архива организации);
• «теряется» часть документов, ошибочно подшитых в не те дела;
• становится более длительным поиск даже тех документов, которые – фактически – не пропали.

Правила составления заголовков дел управленческой документации

Заголовок составляется на момент подшивки в дело последнего документа. В соответствии с требованиями федерального законодательства и отраслевых Гостов заголовок должен включать не только наименование организации, но и тип документов, адресата и корреспондента (если речь идет о переписке), а также ряд других данных. Размещаются заголовки на обложках – а не на корешках, как ошибочно думают многие.

Правила составления заголовков дел по личному составу

В целом, они точно такие же, как и правила для заголовков управленческой документации. Однако составление заголовков дел по личному составу может игнорировать ряд документов, подшитых в дело. Мы оказываем услуги по составлению заголовков дел управленческой документации и личного состава и в качестве отельного вида работ, и как часть комплекса услуг по подготовке дел к сдаче в архив или в ходе систематизации архива организаций.

Качество работ

Высокое качество работ, соответствие требованиям архивного законодательства и требованиям профильных архивных Гостов позволяет любой организации просто сделать заказ – и не думать о том, насколько правильно и безошибочно будут проставлены заголовки дел. Узнать о наших предложениях можно по телефону: 8(495)226-16-67 или по почте: info@archivexpert.ru.