Одной из важных составляющих документооборота любой организации является составление внутренней описи документов дел разных категорий. Этот сопроводительный документ необходим для того, чтобы быстро находить информацию в папках с упорядоченными документами, включая личные дела сотрудников.
Обычно опись составляется при оказание архивных услуг. Внутреннюю опись можно сравнить с оглавлением в книге. Она делается когда дело сформировано окончательно, но ещё не переплетено. Однако, и после архивного переплёта к личным делам несложно добавить опись, подклеив её на обложку с внутренней стороны.
Для личных дел сотрудников, судебных и следственных дел, трудовых договоров и соглашений, а также дел, которые имеют либо высокую ценность, либо названия, не раскрывающие содержание включённых в них документов, внутренняя опись составляется обязательно. Кроме этого, каждая организация с целью совершенствования делопроизводства может по собственному решению сопровождать внутренней описью ряд других документов: лицевые счета, приказы по личному составу и основной деятельности и так далее.
Особенно важно правильно составить внутреннюю опись документов личных дел сотрудников. Поскольку заполнение этого документа необходимо выполнять в соответствии с установленными правилами, оформлением внутренней описи должны заниматься профессионалы, имеющие специальные знания.
Опись личного дела работника должна включать в себя следующие разделы:
Эти разделы оформляются в таблицу, которая завершается итоговой записью. В ней цифрами, а затем прописью, указывается число документов, которые включены в личное дело. Кроме этого, внутренняя опись документов личного дела может состоять из одного или нескольких листов поэтому в итоговой записи указывается количество листов в данном документе. После этого ставится подпись специалиста, заполнившего опись, и дата.
Также стоит отметить, что каждый лист, на котором оформляется внутренняя опись, нумеруется отдельно от включённых в личное дело документов, так как опись относится к документам научно-справочного аппарата и не входит в число документов личного дела.
Если не учитывать все эти тонкости при оформлении личных дел сотрудников компании, то системой документооборота будет достаточно сложно пользоваться. Только архивариусы, имеющие соответствующие профессиональные знания, смогут выполнить эту непростую работу грамотно и быстро. Обратитесь к нам и личные дела ваших сотрудников всегда будут в полном порядке!