Составление номенклатуры дел

Деятельность всех без исключения архивов неразрывно связана с таким понятием, как «источники комплектования». Этим термином обозначаются организации, документы которых в соответствии с законодательством подлежат передаче в тот или иной архив.

Источники комплектования архивов:

• источниками комплектования Главархива Москвы (Главного архивного управления города Москвы) являются московские ГУПы, вузы, управы, муниципалитеты, некоторые другие организации;
• источниками комплектования Госархива (Государственного архива Российской Федерации) являются министерства, федеральные ГУПы, некоторые другие организации.

Обязательным этапом передачи документов на архивное хранение является разработка номенклатуры дел и её согласование с архивным подразделением, в которое будут передаваться документы. Что представляет собой номенклатура дел? Каков порядок её составления и согласования с архивом? Ответы на эти вопросы будут даны далее.

Разработка номенклатуры дел позволяет решить следующие задачи:

• обеспечить системность хранения документов, разнести их по разным группам и, как следствие, сделать работу с документацией (в частности, поиск) гораздо более удобной;
• зафиксировать сроки хранения документов;
• подготовить юридическую основу для передачи дел на хранение в то или иное архивное подразделение.

Термином «номенклатура дел» обозначается перечень дел, формируемых в организации, который составляется по определённым правилам.

Порядок составления номенклатуры дел.

Выполняя разработку номенклатуры дел, специалисты руководствуются нормативно-методическими документами, регламентирующими соответствующую деятельность. В первую очередь детально анализируется массив документов, имеющихся в организации. Грамотно составляются заголовки дел, после чего они включаются в таблицу, оформляемую на общем бланке компании. Названия граф этой таблицы — «Индексы дел», «Названия заголовков дел» и другие — должны строго соответствовать требованиям, которые установлены упомянутыми выше нормативными документами. Одной из обязательных граф, в частности, является графа «Срок хранения и номера статей по Перечню» (речь в данном случае идёт о «Перечне типовых документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения»).

Заверение номенклатуры

После того, как номенклатура дел составлена, она визируется ответственным специалистом, заверяется подписью лица, возглавляющего службу делопроизводства, и согласовывается с экспертной комиссией, формируемой в организации. Далее номенклатура дел направляется на рассмотрение в архивное подразделение, источником комплектования которого является организация (в случае если речь идёт о передаче дел в архив). Обратите внимание на то, что в каждом архиве действует свой порядок согласования номенклатур (как правило, для этого назначаются кураторы, отвечающие за работу с конкретными организациями). Завершающим этапом является утверждение номенклатуры дел руководителем предприятия.

Преимущества взаимодействия с профессионалами.

Практический опыт показывает: попытки сотрудников организаций самостоятельно выполнить составление номенклатуры дел чаще всего не дают ожидаемого результата. Сотрудникам приходится изучать множество нормативно-правовых документов, на это расходуется масса времени и усилий, что снижает общую эффективность работы компании при отсутствии гарантий того, что ни одной ошибки не будет допущено. Желаете, чтобы разработка номенклатуры дел была выполнена с безупречным качеством, причём без ненужных затрат времени?

Обратитесь к специалистам

Обратитесь к специалистам, которые работают в компании «Архивный Эксперт». Мы профессионально оказываем своим клиентам услугу составления номенклатуры дел, неукоснительно соблюдая при этом все требования действующего законодательства. Услуга, о которой идёт речь, оказывается нами в кратчайшие сроки и имеет приемлемую цену. Обратите внимание и на то, что расходы на оплату нашей работы в подавляющем большинстве случаев оказываются намного меньше убытков, которые могло бы понести предприятие при попытке составить номенклатуру дел самостоятельно.