Положениями законодательства РФ определены сроки, в течение которых должны храниться документы
Положениями законодательства РФ определены сроки, в течение которых должны храниться документы. Большая часть документации сохраняется пять лет, после чего ее можно утилизировать.
Зачастую делопроизводители весьма творчески подходят к определению соответствия документа той или иной статье положений закона, в результате чего могут быть уничтожены бумажные папки с еще не истекшим сроком хранения. Санкции по утрате первичных бумаг грозят самое малое штрафами, а в худшем случае деятельность организации может быть приостановлена на неопределенное время, в зависимости от степени важности документов, вплоть до их полного восстановления. Для этого создается специальная комиссия для проведения инвентаризации архива. Однако случайные, единичные случаи утраты документов могут показаться незначительными перед глобальными несчастьями – пожаром или кражей.
Электронный архив более, чем наполовину, сокращает время, затраченное на составление актов перечней на недостающие документы. Если руководитель организации заблаговременно позаботился о создании дубликатов на электронных носителях и регулярной работе с ними, то это поможет ему избежать или снизить штрафные санкции вследствие утраты исходных бумаг. Стоит упомянуть и об коммерческих интересах, которые затрагиваются в таких случаях.
Вопреки расхожему мнению, привлечение специалистов по архивам со стороны не так накладно, если учесть сорванные сроки контрактов, потери времени и средств на восстановление документов, а также неизбежные штрафы от инспекций и Фондов. >Создание комиссии по инвентаризации – это только первое звено цепочки. После составления актов перечней необходимо определить, какие из папок могут быть списаны, а какие – подлежат восстановлению.
Сложная и трудоемкая работа, требующая отличного знания нормативов и законодательства предусматривает следующую стадию. Далее следуют запросы к партнерам с просьбами выслать дубликаты отправленных им документов. И остается только надеяться, что те не подведут и вышлют требуемое в кратчайшие сроки: с учетом совершенно не нужной им дополнительной работой, от них нельзя напрямую требовать оперативности действий.
Специалисты нашей компании оперативно проведут инвентаризацию архива, оценку ценности бумаг, создадут электронную базу, а, если все же случилось худшее, то и составление актов перечней на недостающие документы вместе со всеми последующими действиями. Затраты на услуги аутсорсинга по электронной архивации в несколько раз меньше, чем накладываемые штрафы и другие санкции вследствие утери исходных бумажных носителей.
Узнать о наших действующих ценах на архивные услуги Вы можете по телефону: 8(495)226-16-67 или отправить запрос на почту: info@archivexpert.ru.