Составление описи документов постоянного хранения

Как правильно составить самую сложную опись?

Одной из услуг, профессионально оказываемых специалистами компании «Архивный Эксперт», является составление описи документов постоянного хранения.

Правила составление описи документов

Правила, установленные действующим законодательством (в частности, таким нормативно-правовым актом, как «Основные правила работы архивов организаций»), обязывают составлять отдельные описи для таких документов. Практический опыт показывает: мероприятие, о котором идет речь, характеризуется значительной сложностью.

Что представляет собой опись документов постоянного срока хранения

Опись документов постоянного срока хранения представляет собой систематизированный перечень имеющихся в архиве единиц хранения (дел), раскрывающий их содержание и позволяющий организовать учет. Первое, на что нужно обратить внимание, рассказывая о составлении таких описей – необходимость соблюдения установленной формы этих документов.

Форма описи документов

Соответствующие формы могут быть найдены в Приложениях №№ 2, 3 и 12 упомянутых выше «Основных правил…». Опись документов постоянного хранения в обязательном порядке должна включать титульный лист. Кроме того, при необходимости оформляется подтитул. Заголовки дел, включаемые в опись документов постоянного срока хранения, должны строго соответствовать заголовкам, содержащимся на обложках дел. Это – лишь некоторые из правил, которые должны неукоснительно соблюдаться.

Помимо описей документов постоянного хранения разрабатывается:

• Предисловия. Составляется при первичной обработке документов и дополняется при последующих. Значительно облегчает работу с делами, является необходимым при передаче документов в архив;
• Научно-справочного аппарата (НСА). Представляет собой картотеку-справочник, включает в себя информацию о содержании документов, входящих в дела;
• Исторической справки. Содержит сведения об истории организации-фондообразователя и фонда, данные о документах, составляющих фонд.

Услуги по составлению описей документов

Правила составления описей документов постоянного хранения, описанные выше, в совершенстве знают и неукоснительно соблюдают специалисты компании «Архивный Эксперт». Совершенно очевидно то, что попытки самостоятельного составления описей сотрудниками компании, не являющимися профессионалами в области архивного делопроизводства, приведут к значительным затратам рабочего времени.

Результаты нашей работы

Обратившись в нашу компанию, вы сэкономите этот ценнейший ресурс, получив при этом безупречно высокое качество результата. Описи документов постоянного срока хранения, разрабатываемые специалистами «Архивного Эксперта», соответствуют всем требованиям отраслевого законодательства. Немаловажно и то, что, помимо составления, мы можем утвердить разработанные описи в государственном или муниципальном архиве.