Составление исторической справки для архива

Историческая справка – документ, в котором содержится информация об архиве (архивном фонде). В основных разделах исторической справки описаны: история создания архива, его структура, а также информация о фондообразователе. Составление исторической справки к архивному фонду – часть разработки научно-справочного аппарата архива. Это один из сопроводительных, учетных документов архива, часть так называемого дела фонда.

Как необходимость составления архивных справок, так и структура справки к архивному фонду зафиксированы в «Основных Правилах работы архивов организаций» и в Федеральном законе 125-ФЗ «Об архивном деле…». Определения и структура справки дается в ГОСТ Р 7.0.8-2013 (с изменениями от 13.07.2017).

Для чего нужно составление архивных справок

Составление исторической справки позволяет упростить работу с архивным фондом, ускорить обработку архивируемых документов и составить представление о ценности архива и его состоянии (в том числе – вскрыть факт нехватки документов, недостаточного внимания фондообразователя к ведению дел).

Справка дополняется с каждой описью, поэтому куда правильней – начать её составление немедленно после формирования архива и появления первой описи.

Структура и содержание документа

Формат и состав исторической справки закреплены в «Основных Правилах…». Согласно пункту 7.6 главы, посвященной научно-справочному аппарату архива, историческая справка должна иметь трехчастную структуру:

• первый раздел включает данные о фондообразователе, его предшественниках (юридически), деятельности и изменениях в работе и структуре организации;
• второй раздел – датировку первого и последнего документов архивного фонда, данные о научно-справочном аппарате фонда, сведении о состоянии документов, аннотацию по структуре архива, в нем фиксируются изменения архивного фонда в заданных временных рамках;
• третий раздел посвящен содержанию и составу документов и дел, описывает виды носителей информации в архиве, включает и данные о документах, которые не включены в фонд, но имеют отношение к архиву.

Услуги составления справки

В компании «Архивный Эксперт» можно заказать составление исторической справки на любом этапе работы архива: в том числе и при первичном формировании фонда или дела фонда.

Составление исторической справки к архивному фонду проходит тем быстрей, чем раньше фондообразователь обращается за услугой. С момента её создания будут требоваться лишь периодическое расширение документа – что куда проще, чем написание справки для дела фонда после нескольких описей и изменений в архиве.