Что представляет собой архивная опись?
Архивная опись представляет собой справочник, в котором учитываются и систематизируются все документы завершённых дел организации и в котором кратко раскрывается их содержание.
Архивные описи составляются на все законченные документы с постоянным или длительным сроком хранения. Процесс составления архивных описей строго регламентирован, он выполняется в соответствии с требованиями, указанными в архивном законодательстве страны. Описи должны быть составлены качественно и грамотно, безусловно, эту работу лучше всего выполнят специалисты-архивариусы.
Прежде всего, создаётся описательная статья, которая включает в себя различные структурные данные: порядковый номер дела, индекс, заголовок, даты, количество листов. Самым важным, этапом составления архивных описей является создание справочного аппарата. Справочный аппарат описи многофункционален, он является основой для поиска информации, а также передаёт краткое содержание дела или документа. Справочный аппарат состоит из титула, содержания, предисловия, списка сокращений и указателей.
В каждой организации составление архивных описей завершённых дел должно проводиться ежегодно, описи составляются в трёх экземплярах. После составления архивных описей для каждого годового дела создаётся сводная опись, экземпляр которой должен храниться в независимой или государственной архивной организации. Дело передаётся в архив только после составления архивных описей. Решение о составлении архивных описей для документов, для которых не предусмотрено обязательное описание, принимается руководством каждой организации самостоятельно.