Сколько должны храниться счета
Сколько должны храниться счета, определяется законодательными нормами. В частности, статья 29 Закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г. и Постановление от 19.08.2017 № 981. говорят о том, что эти документы подлежат хранению в течение 5 пяти лет после окончания отчетного квартала, в котором они были оплачены. Архивироваться должны не только бумажные экземпляры, но и электронные счета копии.
Порядок архивации счетов
Подшивки этих документов составляются в хронологическом порядке по мере того, как они выписываются, получаются от поставщиков или корректируются. Перед передачей в архив бухгалтер проверяет правильность заполнения бумаг, наличие подписей, печатей или виз. После этого документы подшиваются в папку и отправляются на хранение. В зависимости от количества счетов, подшивка в одной папке может охватывать один месяц или весь квартал.
При ведении документооборота в электронном виде каждому полученному от поставщиков и зарегистрированному в программе счету присваивается порядковый номер. Для удобства поиска этот номер переносится бухгалтером на бумажный экземпляр.
Если в ходе проверки бухгалтерского документооборота обнаружится отсутствие архива счетов, на предприятие будет наложен штраф в размере 10 000 рублей (согласно статье 120 НК РФ). Должностное лицо, виновное в неправильной организации хранения документов, также несет наказание в виде штрафа в размере от 5 000 до 20 000 рублей.
Услуги архивирования от компании «Архивный Эксперт»
Чтобы не подвергать себя и свое предприятие подобным рискам, а заодно и упростить себе задачу по созданию архива счетов, обращайтесь в компанию «Архивный Эксперт». Наши специалисты проверят имеющиеся в наличии бумажные экземпляры, выявят недостающие документы и выполнят подшивку в соответствии с актуальными нормативными требованиями.
Помимо подшивок в бумажном виде, специалисты компании «Архивный Эксперт» могут выполнить электронное архивирование. Для этого каждый документ будет отсканирован, а из всех полученных файлов будет создан архив в электронном виде. Такое решение позволит сэкономить место, необходимое для хранения множества бумажных папок, и обеспечит быстрый поиск любой копии.
