Сканирование личных дел

Сканирование личных дел — обязательный процесс при формировании цифрового архива и передаче документов на хранение. Перевод личных дел в электронный формат также облегчает работу с документами, не вышедшими из делопроизводства. Компания может выполнить сканирование самостоятельно либо доверить этот процесс профессионалам в области обработки и архивирования документации.

Этапы сканирования личных дел

При выполнении сканирования важна правильная обработка документации и порядок её распределения уже в электронном формате. Данный процесс выполняется с учётом требований действующего законодательства в отношении документов, подлежащих архивному хранению.

Предварительная подготовка

Перед сканированием обязательно проводится опись или сверка на наличие всей обязательной документации. При отсутствии тех или иных документов требуется их восстановление.

После этого проводится сортировка документов по хронологии — времени заполнения и появления их в личном деле сотрудника. Это необходимо для соблюдения правильного порядка хранения и удобства работы с архивными документами.

Настройка оборудования

Отсканировать документ может любой сканер, однако делать это на профессиональном оборудовании со специализированным программным обеспечением значительно удобнее и эффективнее. Специальные настройки позволяют упрощать процесс и сразу распределять документы в предназначенные для них папки.

Процедура сканирования личных дел

После обработки документации и настройки оборудования выполняется непосредственно сканирование. В компании «Архивный Эксперт» для этого используются потоковые сканеры, которые помогают значительно ускорить процедуру. Это помогает обрабатывать большие объёмы документации за короткие сроки.

Последующая обработка

Несмотря на точнейшую настройку оборудования, отсканированные документы проверяются специалистами для того, чтобы исключить любые возможные ошибки. При обнаружении неточностей данные корректируются. Кроме того, для каждого документа устанавливаются сроки хранения. Для личных дел он составляет  50-75 лет. При этом важно учитывать, какие документы уже хранятся в бумажном виде в течение определённого времени. Правильное определение срока хранения крайне важно для соблюдения норм законодательства.

Сканирование личных дел — процедура, требующая предельной внимательности и ответственности. Специалисты компании «Архивный Эксперт» имеют колоссальный опыт работы с документацией. Для вашего удобства вся работа выполняется на нашей территории с вывозом документов.