Сканирование и ввод документов в систему электронного документооборота

Хранение бумаг в оригинальном виде не всегда сподручно небольшим организациям. Да и работа с электронными файлами намного удобнее и быстрее, нежели с привычным бумажным архивом. При создании СЭД необходимо отсканировать все имеющиеся документы, подлежащие хранению.

Этот процесс можно условно разделить на 5 этапов:

1. Подготовка необходимой документации.
2. Сканирование документов.
3. Проверка качества отсканированного материала.
4. Ввод и регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД).
5. Индексация документов.

Наиболее трудозатратный этап работы — это анализ имеющейся базы документов. Необходимо отсортировать нужные бумаги, снять с них скрепки и пружинки, удалить ненужные наклейки.

Сканирование документов

Сам этап сканирования достаточно сложный. Здесь необходимо взяться за работу сотруднику, хорошо владеющему портативной техникой и специальными программами, которые смогут распознать текст. Лучше всего поручить эту работу профессионалам, специализирующимся на работе с электронными архивами и СЭД.

Проверка качества, ввод данных и индексация

После сканирования документов, особенно в большом объема, необходима проверка качества отсканированного материала, что бы не было потери данных, и все было читаемо. После этого приступаем к вводу отсканированных документов в базу СЭД. Индексация документов в дальнейшем облегчит вам или другим сотрудникам поиск нужных документов. Обычно это аббревиатуры, регистрационные номера или ключевые слова.

Регулярное сканирование документов

Описанные выше функции — это не единовременная работа. Ее нужно выполнять каждый день, как только поступают новые бумаги. Рутинная деятельность требует еще и высокой концентрации внимания. Если у вас нет современного оборудования, то сделать легким процесс ввода документов в систему, увы, никак не получится.

Штрихкод

Создание штрих-кодов, которые печатаются в виде наклеек, поможет упростить работу с документацией из внешних источников. Благо, что на территории нашей страны штрихкод и QR-коды стали широко применяться и обрели свою популярность во многих отраслях. Если вам необходимо провести работу по сканированию документов и вводу их в систему электронного документооборота, а времени и опытного сотрудника в штате организации нет, обращайтесь к нам! Мы быстро и профессионально проведет работу, сохранив ваше время и спокойствие.